Модулор времени

pic

Эта заметка устарела. Новая версия здесь.

Когда-то запомнил странное утверждение одного из героев Бернарда Шоу: думать об одном и том же, не рискуя сойти с ума, можно не более 45 минут.

Другой посылкой к идее, которая сейчас последует, была модульная сетка вообще и модулор Ле Корбюзье в частности, которыми я довольно много занимался как дизайнер. Как известно, модулор позволяет организовать пространство эргономичным образом, потому что основан на пропорциях человеческого тела. Так почему бы не придумать удобный модуль для организации рабочего времени?

Чем меня не устраивает общепринятая система часы — минуты? Во-первых, для умственной работы час — слишком большая величина, а минута — слишком маленькая. Во-вторых, поминутный тайм-менеджмент зачастую отнимает больше времени, чем сама работа, а почасовой слишком неточен. Те, кто работал в компаниях, где функционируют компьютерные системы управления проектами, это подтвердят.

Так я пришел к мысли о «модулоре времени» — системе измерения рабочего времени и планирования проектов. Для простоты назовем ее отдельный модуль таймом.

Удобство тайма в том, что каждый сам определяет для себя его длительность. Это тот период времени, в течение которого вы можете работать, не прерываясь и не уставая. Думаю, что в среднем он занимает где-то от 30 до 45 минут, не случайно именно таковы длительность академического часа, футбольного тайма и даже период активности плода в последнем триместре беременности.

Особенно полезным использование таймов может оказаться для тех, кто занимается малоподвижной компьютерной работой. Многие люди сидят за компьютером часами просто потому, что не так-то легко от него оторваться. Всевозможные компьютерные системы тайм-менеджмента тоже к этому не располагают.

Попробую изложить, как может работать метод тайм-менеджмента, основанный на «модулоре времени».

  • Рабочий день планируем исходя из того, что в нем можно уместить определенное число таймов (скажем, 8—9).
  • Для каждого тайма определяем задачу, которая может быть отдельным проектом или подзадачей большого проекта.
  • Для борьбы с «залипанием у клавиш» берем обычный будильник и ставим его на 45 минут вперед (желательно подальше от компьютера).
  • В течение тайма желательно не прерываться и не переключаться между несколькими проектами.
  • За каждым таймом следует перерыв 10—15 минут, во время которого нужно обязательно встать из-за компьютера — можно позаниматься йогой, если есть где, или просто пройтись.
  • Мелкие работы, например, звонки, можно собирать в один специально отведенный тайм или (что удобнее) добавлять в те таймы, где остается время после завершения работы над основным проектом.
  • Главное правило — знать, чем именно ты занят в конкретный тайм, а также не забывать заводить будильник. :)

Со временем у вас появится способность оценивать, сколько таймов вам требуется для выполнения той или иной работы, и соответственно, понимать, сколько она стоит. Да и сама работа начнет делаться быстрее. И то, и другое, согласитесь, немаловажно.

Преимущества метода:

  • Удобно работать, так как используются личные естественные циклы активности
  • Удобно разбивать большие проекты на подзадачи
  • Удобно вести учет затраченного времени
  • Удобно быстро оценивать время, требуемое на выполнение проекта

Буду рад узнать о вашем опыте тайм-менеджмента и услышать, помогла ли вам эта заметка.

Заметки по теме:

Комментировать (уже 38)

  • Правильно. Я тоже страюсь делить рабочее время на отрезки по 45 минут с 15-минутным переключением или отдыхом между ними. Делать я так начала потому, что в соответствии с инструкцией по охране труда запрещается смотреть в комп более 45 минут подряд. Я заметила, что такое чередование труда и отдыха весьма эффективно. За 30—45 минут не успеваешь устать, а 15 вполне достаточно для отдыха, таким образом соблюдается очень важный принцип — отдыхать до того, как устанешь. Оценивать время на выполнение задания это тоже позволяет.

  • Jik:

    стоящая мысль, опробую.

  • самое полезное в этом — знать, что ты делаешь эффект как от системы любищева, насколько я понимаю

  • вот еще пример статья одного тайм-маньяка цитата

    Данная система основана на специфичном календаре. Базовой единицей времени является 1 ют, равный обычным 5 минутам. Все время измеряется в ютах. Следующий уровень времени — 1 день, равный 288 ютам. Базовый период времени (самый главный) — 1 полумесяц (ПМ) равный 15 дням и 4320 ютам (полумесяцы начинаются 1-го и 16-го числа обычных месяцев, при этом почти все 31-е числа нигде не учитываются — это полные выходные, в которые можно делать все что угодно). Полумесяц — базовый отчетный период. 1 календарный год — это 24 полумесяца с 1 января по 31 декабря, как и в обычном календаре (но состоит из 360, а не 365 дней), 1 квартал — 8 полумесяцев. Пятилетка — 5 лет.
  • vit:

    Даа… Вот еще цитата оттуда же:

    Потраченное время делится на 16 категорий, которые объединены в 4 группы категорий, а также разделены на подкатегории. К первой группе относятся категории английского языка (EN), учебы (LN), работы (WR) и спорта (SP). Ко второй группе относятся категории девушки (GF), тайм-менеджмент (TM), хобби (HB) и друзья (FR). Первая и вторая категории являются полезным временем.

    А все потому, что ют = 5 минутам. При таком учете, да еще в применении к личному времени, тайм-менджмент сам неизбежно становится категорией, на которую расходуется время — похоже, немногим меньше, чем на девушек :)

  • […] Интересное решения для тайм-менеджмента, модулор времени. Кстати, похожее решение есть во Writer’s Cafee (там используется обратный таймер. Выставляешь себе 20 минут на творчество, и пока тикают часики — креативишь). […]

  • все это конечно интересно. и такие методики «дозированного» рабочего времени (типа работай 10 минут, не отвлекайся, отдыхай 2 минуты и т.д.). НО. в конкретно моем случае не будет работать (а жаль).

    я менеджер. у меня в подчинении 3 человека, надо мной — 6 (т.е. те, кто назначают мне задачи). И специфика (IT) не позволяет мне в течение 45 минут сосредоточится на одной задаче. В течение рабочего дня я должен постоянно решать самые разнообразные вопросы (грубо говоря, быстро переключаться с одной задачи на другую). + я еще и html-кодер и должен кодить сайты. Казалось бы, вот оно! Задача на 1,5—2 часа, которую можно разбить на некоторые промежутки. Ан нет (см. выше).

    Как следствие, не всегда продуктивность, раздражительность и уставание.

    Что в такой ситуации делать?

  • koshermann:

    А у меня три тайма — утро, день, вечер.

  • Где то я эту мысль уже слышал и помнится признал её для себя стоящей, однако последовательной реализацией похвастаться пока не могу. Денису — ссылка на дельную, на мой взгляд, книгу по тайм-менджменту, там и про это тоже пишут.

  • Тони Бьюзан почти в книге Суперпамять (или в другой) приводит такие данные. лучше всего человек запоминает начало и конец, поэтому лучше процесс запоминания разбить на несколько частей, 50 мин изучени, 10 минут смена деятельности… получается много начал и концов, а еще желательно после каждого перерыва кратко повторять, весь изученный материал

  • Денис, я думаю, что лишь некоторые профессии позволяют работать, не отвлекаясь. Для меня главное вовремя остановиться и сделать перерыв. Лучше в этом плане курильщикам — они-то свой перекур не пропустят :-) Относительно того, как избавиться от постоянных отвлекалок, то я читала в одном журнале, что рекомендуется заренее установить в офисе такой порядок: выставлять на стол красный либо зелёный флажки. Красный флажок будет означать, что отвлекать тебя нельзя. Ещё одно условие: красный флажок не может стоять на столе больше чем 3 (кажется) часа в день. Что касается, например, моей работы полусекретного агента, то никакие флажки тут не помогут, потому что иногда главное — это скорость и способность как раз переключиться на новую задачу :-) К счастью, меня это не напрягает, не раздражает и я от этого не устаю. Я даже подозреваю, что мне это нравится :-)

  • vit:

    2Денис: многое зависит от того, как организована работа в компании — понятно, что нельзя выскочить из принятого распорядка. Но может быть, можно внести предложения по его улучшению? Меня, в частности, пугает упоминание о 6 начальниках. :)

    Согласен с Юлей относительно перерывов.

    А почему html кодирование не получится разбить на таймы?

  • vit,

    А почему html кодирование не получится разбить на таймы?

    а потому что см. выше.

    В течение рабочего дня я должен постоянно решать самые разнообразные вопросы (грубо говоря, быстро переключаться с одной задачи на другую).

    т.е. я начинаю работу, а мне начинают сыпаться различные вопросы, комментарии и прочие отвлекающие от текущей задачи факторы.

  • vit:

    По-моему Юля опять права — красный флажок. С начальством я думаю можно договориться что 2 часа в день он будет у тебя стоять на столе. И еще можно надевать на это время большие наушники, а на вопросы реагировать не сразу, а секунд через 30, предварительно дослушав очередную любимую песню. Тогда через какое-то время у людей пропадет привычка тебя дергать :)

  • эх, хорошо говорите… но 95% обращений ко мне происходит по мессенджеру и электропочте. И в целом, моя работа и состоит в оперативном реагировании на запросы. Поэтому отгородится и сказать «поговорим позже» нельзя — от этого может «пострадать» работа других.

    я понимаю, что ситуация тупиковая, такая специфика. А вам пример того что бывает, что некоторые (даже очень привлекательные) методики не всегда применимы.

    а я очень бы хотел «выставлять флажок»…

  • vit:

    Я все-таки думаю, Денис, что благо компании в том, чтобы ты работал эффективно, даже если для этого иногда требуется отгородиться. И еще мне кажется, что это иллюзия — думать, что ты жизненно необходим всем и всегда :)

  • Денис, по-моему твоя проблема лежит вне организации рабочего времени. Твоя работа предполагает две различные по ритму и сосредоточенности обязанности: оперативно реагировать на запросы, переключаться и вдумчиво кодить. Вот какие варианты решения видятся мне:

    1. Научиться легко менять ритм. В НЛП есть техники, приводящие к нужному эффекту. В книге «Лягушки до самого низу» Джон Гриндер описывал как Милтон Эриксон отвлекался на телефонные звонки, проводя психотерапию — ответив на звонок, он возвращался в то же состояние как до прерывания, воссоздавая позу, взгляд, продолжая с того же слова, где прервался. Не самый простой способ, но возможно самых эффективный — чем переделывать должностные инструкции часто эффективнее стать тем человеком, которому нравится работать именно так *:),

    2. Используя свои полномочия руководителя, перераспределить обязанности — делегировать часть обязанностей. Например, «сидеть на телефоне» может менее квалифицированный подчиненный, а ты будешь кодить за двоих. Самые сложные вопросы он будет направлять к тебе.

    3. Если график работы сколько-нибудь гибкий, можно чуть раньше приходить, чуть позже уходить. У меня тоже есть подчиненные и они любят уточнять по icq разные вопросы, но рано с утра они это делают намного реже, поэтому утром я занимаюсь вдумчивой творческой работой . А если еще и придти пораньше, то несколько спокойных часов — гарантированно.

    4. Если отвлекают в основном подчиненные (как в моем случае), то можно поработать над их самостоятельностью. Как показывают исследования принцип «директивного управления» намного менее эффективен, чем «самостоятельные сотрудники». Привить самостоятельность начальникам сложнее, но тоже можно.

    5. Возможно, стоит пересмотреть собственное отношение к работе в организации. Чаще всего мы сами делаем себя незаменимыми, замыкая на себе все информационные потоки. Такого человека, конечно же, никогда не уволят и, возможно, будут относиться с трепетом, но и повышение ему не светит, даже когда ему все это смертельно надоест.

  • […] — Модулор времени» — единица измерения рабочего времени и планирования проектов. Неплохая заметка для тех, кто интересуется организацией времени. […]

  • Prospero, спасибо за такой развернутый ответ/комментарий.

    попробую откомменитровать и (может быть) прояснить ситуацию. И соображений корпоративной политики безопасности не могу говорить прямым текстом, придется расплывчатыми фразами.

    делегировать часть обязанностей

    не могу. «подо мной» находятся исполнители, с конкретными и четкими задачами. И делегировать им аналитическо-менеджерские вопросы (мои) я не могу. Они (исполнители) работают в определенном пространстве и зачастую не в курсе работы коллеги. Так что делегирование не пройдет.

    можно чуть раньше приходить, чуть позже уходить.

    так и есть. но возникает другой вопрос. «А жить когда?» Если все время проводить на работе? А у меня семья, жена, которая просит (и требует) моего внимания. Тем более что на работе бывает (как и у других наверное) пиковое время, которое и заставляет задуматься об оптимизации процессов (проще говоря, как бороться с авралом, если он частое явление). А в другой раз бывает и время, когда можно спокойно посидеть, «поразбирать бумажки» (хотя я с бумагами не работаю).

    можно поработать над их самостоятельностью

    с подчиненными вопрос более-менее простой. мне даже нравится отвечать и помогать им если что. а вот в другую сторону… Понимаешь, большинство процессов задокументировано в Уставе. И сложности возникают когда этот устав нарушается. Возможно это уже не вопрос тайм-менеджмента, но именно потому что приходится «воевать» с человеком, доказывая, как и что ему надо сделать, объяснять вещи которые прописаны, напоминать о правилах и требованиях — получается трата времени. Т.е. если бы все играли по правилам — было бы замечательно.

    Возможно, стоит пересмотреть собственное отношение к работе в организации. Чаще всего мы сами делаем себя незаменимыми, замыкая на себе все информационные потоки

    а вот это очень правильно! предварительные выводы сделал, буду думать дальше.

  • […] по блоггерской традиции — самые существенные (на мой очень субъективный взгляд) заметки в этом блоге за 2006 год:

    Модулор времени […]

  • Владимир:

    интересно, и всё же не окажется ли этот метод скучным через некоторое время?

  • vit:

    До сих пор пользуюсь, и что-то не скучаю :)

  • Спасибо, надо попробовать. Хотя очень уж мелкими кажутся интервалы. Но, возможно, дело не в интервалах, а просто в отмерении определенного количества времени с намерением делать конкретные действия :)

  • steban:

    Насчет маленьких интервалов там написано: «(10+2)*5» can be adapted in any number of ways (change any of the three numerals to your liking)

  • Lizard:

    А как же насчет естественных ультрадианных ритмов? Их длительность, если не ошибаюсь, в среднем составляет около 90 минут. Такова специфика работы наших внутренних биологических часов, которые сами подсказывают подходящее время для отдыха.

  • Lizard:

    Этой темой (хронобиологией и спецификой работы гипоталамуса) в свое время плотно занимался Эрнесто Росси, долгое время работавший с Эриксоном. Он-то как раз и указывал на прямую взаимосвязь невротических и даже психотических нарушений с дезорганизацией внутренних ритмов.

  • Lizard:

    Прислушивайтесь к интуиции, ребят. Отдыхайте когда вам ХОЧЕТСЯ отдыхать.

  • Lizard, спасибо за совет), по-моему все как раз потдверждается: 2х45 = 90.

    Что касается отдыхать когда хочется. Есть еще такая штука как планирование, а также таймтрекинг (он же хронометраж), то есть учет времени. И то, и другое удобно делать модулями.

  • Lizard:

    2×45 оно, конечно, так… Да вот только если поподробнее посмотреть на эти самые ритмы, то красиво поделить не получится. Возьмем, к примеру, сон: 10—15 минут медленный сон, далее — глубокий, а оставшиеся 10 — быстрый (со сновидениями). То есть имеем в наличии цельный фрагмент. Примерно то же самое (только гораздо менее выражено) происходит с нашим организмом и днем.

    Да, можно еще суточные биоритмы упомянуть (Глеб Архангельский хороший пример приводил с боярской думой, которая заседала в 4 утра, а также кривую суточной активности).

    Что касается хронометража, то здесь модульность штука удобная, только недостаточно точная. ) Если отрезок крупный, конечно. Я в свое время использовал ABC хронометраж Лембиту Кыйва с дискретизацией по 10 минут. Неплохо, мотивирует, оперативно. Только, бывает, надоедает слишком часто ставить галочки. )

  • […] Релаксации помогает разделение рабочего времени на таймы — интервалы по 35—45 минут с перерывом между ними, во время которого можно пройтись, заняться йогой или просто разобраться у себя на столе. […]

  • Юрий:

    Денис, совет как руководитель руководителю: 1. делегируйте 2. приучите — все задачи «надо вчера», палнирую сбирай в единое время и работай, и не отвлекайся на каждое сообщение.

  • […] Как для того, чтобы сделать хороший удар, нужно хорошо расслабиться, так и для того, чтобы успевать сделать главное в течение дня, нужно успевать релаксировать. Поэтому в каждом дне должны быть своего рода «вдохи» — точки релаксации, соответствующие точкам усилия: прогулки утром и вечером и периодические тайм-ауты днем. […]

  • Саша Киссель:

    Перечитываю блог ваш. Понимаю, сколько велосипедов понаизобретал за свою недолгую жизнь. Таймы я делал 40+10. Продержался всего три дня. Потом опять работа засосала.

    Попробую еще раз.

  • Саша, таймы, конечно, не подходят для всех ситуаций. Я бы сказал, что эффективнее всего они тогда, когда сам определяешь график своей работы и мало зависишь от окружения, когда вообще есть куски времени по 3—4 часа, в течение которых тебя никто особо не дергает. Именно тогда возникает проблема эффективности работы, которая могла бы быть выше, чем есть.

  • Marla:

    Такие таймы на самом деле соответствуют ритму активности человека, способности удерживать внимание и концентрироваться на чем-то.

    Для того, чтобы успеть сделать за день все запланированное в голове необходимо всегда держать следующий шаг — что дальше, тогда не забываешь всякого рода важные мелочи и получается удержать одновременно много чего в голове. и самое интересное у меня так получалось делать практически все, что я запланировала себе на день.

    И еще не забывать чем занимаешься в конкретный момент, так как отвлекалок бывает очень много, мало ли что — звонок, важно письмо, срочное задание от руководства, а потом сбиваешься и вообще забываешь что делал и тогда ничего невозможно довести до конца.

  • Удержать одновременно много чего в голове — отличное качество.

    Если много отвлекающих факторов в течение дня, то остается только «дзен» — никакие методы тут особо не действуют и все зависит от вашей мотивации и изобретательности. Где-то читал, что Джоан Роулинг писала первую книгу о Гарри Поттере во время прогулок с ребенком в те редкие минуты, когда ребенок засыпал)

  • Виктор:

    Денис Перехрест,

    И в целом, моя работа и состоит в оперативном реагировании на запросы.

    Похоже на работу сисадмина. Есть книга «Тайм-менеджмент для системных администраторов»

Добавить комментарий