Вы правы, что если задачу не записать, то о ней забудешь, и в коммерческих проектах с четко определенным результатом этого допускать нельзя. С другой стороны, если записывать сразу все возникающие в голове мысли и считать их задачами, то три четверти из них будут неактуальны, когда до них дойдет дело.

Насчёт «единственного» состояния проекта — не соглашусь.
1) если у меня всего один «следущий шаг», я не могу оценить, сколько работы ещё осталось, я не могу сказать заказчику, когда будет готова работа
2) бывают дни, когда планировал сделать большое дело, а проснулся и понимаешь: не получится, я при этом не теряю время, а просто выбираю задачи «попроще» (но их ведь всё равно надо делать) и проект движется дальше, а не стопорится на одной задаче
3) иногда по ходу выполнения проекта возникают новые задачи (например, небольшие правки, не входящие в ТЗ), и практически всегда, если не записать задачу — о ней потом забудешь

Вы спросите: зачем так много? Да очень просто. Например, мне надо будет, когда приеду к родителям (а это может быть и через 2 недели), обновить софт, забрать какие-то документы и обсудить с отцом вопрос. Держать это в голове? Конечно нет, заносим в список, выставляем тэг @Славянск (родители живут в этом городе). Аналогично и другие тэги, больше всего у меня — в @Computer.

Да, если всё это делать на бумаге — это сложновато. Но в Outlook это делается легко, за счёт быстрых клавиш и прочих удобств. Насчёт траты времени: внесение задачи, как только решил, что она нужна — несколько секунд; просмотр задач вечером (выбор дел на завтра) — 2 минуты; просмотр задач в воскресенье, выбор дел на неделю и ближайшие дни — 5 минут.

Программисты используют идентификаторы проектов (codename) испокон веков. Они всегда легко запоминаются и позволяют добавлять постфиксы, означающие подпроекты либо flavors.