Как дружить с бумагой: моя система бланков

Несмотря на растущую популярность электронных устройств, в нашей жизни по-прежнему остается много задач и ситуаций, когда мы предпочитаем фиксировать информацию на бумаге. Это не только короткие быстрые записи — дела, идеи, заметки на лету, — но и тексты, в которых выражается наша индивидуальность — например, дневник, фрирайтинг или конспект любимой книги. Потеряв свое утилитарное предназначение, бумага парадоксальным образом приобрела новый, более высокий статус — теперь она такая же роскошь в информационном мире, как живое тело — в мире машин и роботов.

Однако пользование бумажным архивом, особенно если он разношерстный, становится непростым делом. Ценная информация может оказаться запрятанной слишком глубоко и тогда ваш архив станет бесполезным. С другой стороны, если вы много пишете, то избавиться от него тоже невозможно: на оцифровку записей уйдет много времени, да и электроника не всегда под рукой.

Мое решение этой проблемы — универсальный бланк. Он представляет собой лист формата А4 со специальной шапкой. Единый формат А4 для всех бумажных записей помогает с удобством организовать архив, отдельные листы удобно сканировать и легко группировать при помощи прозрачных файликов, а шапка помогает однозначно определить содержание листа. Распечатав нужное число таких бланков (эстеты могут выбрать дизайнерскую бумагу), вы крепите их на клипборд и вуаля.

Помимо основного бланка, который я стремился сделать как можно проще, у меня есть несколько его специализированных версий для типовых задач — планирования дня, хронометража и конспектирования — которыми тоже поделюсь с вами в этом посте.

Вы можете начать использовать эти бланки прямо сейчас — они лежат в открытом доступе на Google Drive. Вы можете распечатать готовые файлы или сделать себе копии и подредактировать их так, как вам удобно, пользуясь встроенным редактором. Вся серия бланков совместима с GTD.

1. Универсальный бланк

Открыть в Google Drive

Здесь все предельно просто:

• Тема — тема записи или название проекта
• Задача — суть работы, часть темы или проекта
• Дата — дата записи
• # — номер страницы (заполняется, если страниц несколько).

2. Бланк планирования дня

Открыть в Google Drive

Этот бланк поможет вам организовать весь рабочий процесс в течение дня. В начале дня вы сможете с его помощью определить задачи и события дня и выбрать из них главные. В ходе дня бланк помогает отслеживать выполнение поставленных задач и служит напоминанием о поставленных целях. В конце дня он используется для подведения итогов сделанного. Таким образом, все самое важное, что связано с вашей деятельностью в течение дня, собрано на одном листе.

Многие используют для планирования и записи событий дня ежедневники или блокноты, однако у бланка А4 есть несколько существенных преимуществ:

• Больше места, чем в обычном ежедневнике, — все, что касается одного дня, можно разместить на одном листе.
• Легко хранить, легко вынимать листы из архива и возвращать их на место.
• Не нужно ничего, кроме бумаги и принтера.

Как работать с бланком:

1. Шапка. Заполните дату в шапке бланка.
2. События дня. Просмотрите свой календарь на текущую дату и запишите жестко запланированные события (например, встречи).
3. Дела на день. Просмотрите вчерашний бланк, свои GTD-списки действий и проектов, задачи в почте и запишите сюда то (и только то), что вы точно решили сделать. По мере выполнения задач делайте соответствующие отметки. Вы можете записывать задачи списком или в виде ментальной карты. Удобно организовать дела по главным областям жизни, например таким как «Работа», «Семья», «Личное».
4. Ежедневные действия. Здесь можно записать повторяющиеся изо дня в день действия, о которых нужно не забыть, или привычки, над которыми вы сейчас работаете.
5. Главное сегодня. Просмотрите получившиеся задачи и выберите из них три главных. Это те дела, которые сделают ваш день свершением. Записывая их, вы принимаете на себя обязательство приложить все усилия, чтобы их выполнить.
6. Итоги дня. В конце дня вы можете записать здесь главные события и полученные уроки.

Для продвинутых: вы можете добавить в этот бланк девиз или цитату дня, вклеить портрет вдохновляющего человека, процитировать что-то из своего Манифеста, вытянуть карту (например, из креативных карт Роджера фон Эйка) и записать полученный совет, использовать Случайный стимул для решения сложной задачи.

Главная идея бланка ежедневного планирования — сбалансировать все составляющие дня. Вы можете использовать предложенный шаблон, а можете сделать свою собственную версию.

3. Бланк хронометража

Открыть в Google Drive

В процессе хронометража достаточно заполнять две центральные колонки — «Действие» и «Начало» (время, когда вы начали им заниматься). По окончании хронометража можно заполнить колонку «Продолжительность», чтобы оценить количество времени, затраченного на каждое занятие, а колонка «пометки» поможет вам организовать занятия по типам.

4. Бланк конспектирования по системе Корнелла

Открыть в Google Drive

Система Корнелла — это алгоритм конспектирования, направленный на максимальное усвоение изучаемого материала.

• Широкая колонка используется для краткой записи основных идей книги или события (вебинара, лекции и т.д.) по ходу дела.
• Узкая колонка используется для записи ключевых слов, которые помогут вам впоследствии быстро вспомнить материал, а также своих вопросов, относящихся к соответствующим местам широкой колонки (вопросы можно писать и после окончания мероприятия).
• Горизонтальный блок предназначен для подведения итогов и обобщения смысла материала в 1—2 предложениях.

Схема Корнелла также включает последующее перечитывание конспекта и серию вопросов по его содержанию, но это мы оставим за рамками заметки.

Сохраним интригу и в отношении еще двух бланков из этой серии, посвященных созданию идей — о них я расскажу на онлайн-программе Создаем идею вместе, которая начнется 17 мая.

Буду рад узнать о вашем опыте использования этих и других бланков — делитесь отзывами!