Как дружить с бумагой: моя система бланков

Несмотря на растущую популярность электронных устройств, в нашей жизни по-прежнему остается много задач и ситуаций, когда мы предпочитаем фиксировать информацию на бумаге. Это не только короткие быстрые записи — дела, идеи, заметки на лету, — но и тексты, в которых выражается наша индивидуальность — например, дневник, фрирайтинг или конспект любимой книги. Потеряв свое утилитарное предназначение, бумага парадоксальным образом приобрела новый, более высокий статус — теперь она такая же роскошь в информационном мире, как живое тело — в мире машин и роботов.
Однако пользование бумажным архивом, особенно если он разношерстный, становится непростым делом. Ценная информация может оказаться запрятанной слишком глубоко и тогда ваш архив станет бесполезным. С другой стороны, если вы много пишете, то избавиться от него тоже невозможно: на оцифровку записей уйдет много времени, да и электроника не всегда под рукой.
Мое решение этой проблемы — универсальный бланк. Он представляет собой лист формата А4 со специальной шапкой. Единый формат А4 для всех бумажных записей помогает с удобством организовать архив, отдельные листы удобно сканировать и легко группировать при помощи прозрачных файликов, а шапка помогает однозначно определить содержание листа. Распечатав нужное число таких бланков (эстеты могут выбрать дизайнерскую бумагу), вы крепите их на клипборд и вуаля.
Помимо основного бланка, который я стремился сделать как можно проще, у меня есть несколько его специализированных версий для типовых задач — планирования дня, хронометража и конспектирования — которыми тоже поделюсь с вами в этом посте.
Вы можете начать использовать эти бланки прямо сейчас — они лежат в открытом доступе на Google Drive. Вы можете распечатать готовые файлы или сделать себе копии и подредактировать их так, как вам удобно, пользуясь встроенным редактором. Вся серия бланков совместима с GTD.
1. Универсальный бланк
Здесь все предельно просто:
- Тема — тема записи или название проекта
- Задача — суть работы, часть темы или проекта
- Дата — дата записи
- # — номер страницы (заполняется, если страниц несколько).
2. Бланк планирования дня
Этот бланк поможет вам организовать весь рабочий процесс в течение дня. В начале дня вы сможете с его помощью определить задачи и события дня и выбрать из них главные. В ходе дня бланк помогает отслеживать выполнение поставленных задач и служит напоминанием о поставленных целях. В конце дня он используется для подведения итогов сделанного. Таким образом, все самое важное, что связано с вашей деятельностью в течение дня, собрано на одном листе.
Многие используют для планирования и записи событий дня ежедневники или блокноты, однако у бланка А4 есть несколько существенных преимуществ:
- Больше места, чем в обычном ежедневнике, — все, что касается одного дня, можно разместить на одном листе.
- Легко хранить, легко вынимать листы из архива и возвращать их на место.
- Не нужно ничего, кроме бумаги и принтера.
Как работать с бланком:
- Шапка. Заполните дату в шапке бланка.
- События дня. Просмотрите свой календарь на текущую дату и запишите жестко запланированные события (например, встречи).
- Дела на день. Просмотрите вчерашний бланк, свои GTD-списки действий и проектов, задачи в почте и запишите сюда то (и только то), что вы точно решили сделать. По мере выполнения задач делайте соответствующие отметки. Вы можете записывать задачи списком или в виде ментальной карты. Удобно организовать дела по главным областям жизни, например таким как «Работа», «Семья», «Личное».
- Ежедневные действия. Здесь можно записать повторяющиеся изо дня в день действия, о которых нужно не забыть, или привычки, над которыми вы сейчас работаете.
- Главное сегодня. Просмотрите получившиеся задачи и выберите из них три главных. Это те дела, которые сделают ваш день свершением. Записывая их, вы принимаете на себя обязательство приложить все усилия, чтобы их выполнить.
- Итоги дня. В конце дня вы можете записать здесь главные события и полученные уроки.
Для продвинутых: вы можете добавить в этот бланк девиз или цитату дня, вклеить портрет вдохновляющего человека, процитировать что-то из своего Манифеста, вытянуть карту (например, из креативных карт Роджера фон Эйка) и записать полученный совет, использовать Случайный стимул для решения сложной задачи.
Главная идея бланка ежедневного планирования — сбалансировать все составляющие дня. Вы можете использовать предложенный шаблон, а можете сделать свою собственную версию.
3. Бланк хронометража
В процессе хронометража достаточно заполнять две центральные колонки — «Действие» и «Начало» (время, когда вы начали им заниматься). По окончании хронометража можно заполнить колонку «Продолжительность», чтобы оценить количество времени, затраченного на каждое занятие, а колонка «пометки» поможет вам организовать занятия по типам.
4. Бланк конспектирования по системе Корнелла
Система Корнелла — это алгоритм конспектирования, направленный на максимальное усвоение изучаемого материала.
- Широкая колонка используется для краткой записи основных идей книги или события (вебинара, лекции и т.д.) по ходу дела.
- Узкая колонка используется для записи ключевых слов, которые помогут вам впоследствии быстро вспомнить материал, а также своих вопросов, относящихся к соответствующим местам широкой колонки (вопросы можно писать и после окончания мероприятия).
- Горизонтальный блок предназначен для подведения итогов и обобщения смысла материала в 1—2 предложениях.
Схема Корнелла также включает последующее перечитывание конспекта и серию вопросов по его содержанию, но это мы оставим за рамками заметки.
Сохраним интригу и в отношении еще двух бланков из этой серии, посвященных созданию идей — о них я расскажу на онлайн-программе Создаем идею вместе, которая начнется 17 мая.
Буду рад узнать о вашем опыте использования этих и других бланков — делитесь отзывами!
Виталий, спасибо за бланки! Очень полезные, я использую свою версию хронометража и планирования на день. А вот еще встречала у тебя недавно интерактивный бланк проектов, где на одной странице они все умещаются вместе с ближайшими шагами. Очень удобный инструмент, но не могу найти его снова. Поделишься еще раз ссылкой плз?
Спасибо, Алёна, вот эта ссылка.
Благодарю, Виталий! :) Кстати, из почты реплай не заработал почему-то.
Виталий, спасибо за бланки и за сайт! Инструменты и идеи, описанные простым и доступным языком, вдохновляют. Приступила к использованию бланка планирования дня. Пока что меня немного беспокоит то, что он не учитывает, сколько времени занимает выполнение каждой задачи. Надеюсь, что при помощи комбинации Бланка Планирования Дня и Бланка Хронометража Дня я наконец-то смогу решить давнишний свой затык в системе планирования интуитивным, а не волевым путем.
Виталий, Добрый день! Благодарю за бланк(и), иногда по возможности читаю ваш блог. Так же иногда блог Армена Петросяна. Хороших выходных вам! Владимир