Рубрики
Самоорганизация

Как дружить с бумагой: моя система бланков

Набор GTD-совместимых бланков — для текущих записей, планирования дня, хронометража и конспектирования.

Несмотря на растущую популярность электронных устройств, в нашей жизни по-прежнему остается много задач и ситуаций, когда мы предпочитаем фиксировать информацию на бумаге. Это не только короткие быстрые записи — дела, идеи, заметки на лету, — но и тексты, в которых выражается наша индивидуальность — например, дневник, фрирайтинг или конспект любимой книги. Потеряв свое утилитарное предназначение, бумага парадоксальным образом приобрела новый, более высокий статус — теперь она такая же роскошь в информационном мире, как живое тело — в мире машин и роботов.

Однако пользование бумажным архивом, особенно если он разношерстный, становится непростым делом. Ценная информация может оказаться запрятанной слишком глубоко и тогда ваш архив станет бесполезным. С другой стороны, если вы много пишете, то избавиться от него тоже невозможно: на оцифровку записей уйдет много времени, да и электроника не всегда под рукой.

Мое решение этой проблемы — универсальный бланк. Он представляет собой лист формата А4 со специальной шапкой. Единый формат А4 для всех бумажных записей помогает с удобством организовать архив, отдельные листы удобно сканировать и легко группировать при помощи прозрачных файликов, а шапка помогает однозначно определить содержание листа. Распечатав нужное число таких бланков (эстеты могут выбрать дизайнерскую бумагу), вы крепите их на клипборд и вуаля.

Помимо основного бланка, который я стремился сделать как можно проще, у меня есть несколько его специализированных версий для типовых задач — планирования дня, хронометража и конспектирования — которыми тоже поделюсь с вами в этом посте.

Вы можете начать использовать эти бланки прямо сейчас — они лежат в открытом доступе на Google Drive. Вы можете распечатать готовые файлы или сделать себе копии и подредактировать их так, как вам удобно, пользуясь встроенным редактором. Вся серия бланков совместима с GTD.

1. Универсальный бланк

Открыть в Google Drive

Здесь все предельно просто:

  • Тема — тема записи или название проекта
  • Задача — суть работы, часть темы или проекта
  • Дата — дата записи
  • # — номер страницы (заполняется, если страниц несколько).

2. Бланк планирования дня

Открыть в Google Drive

Этот бланк поможет вам организовать весь рабочий процесс в течение дня. В начале дня вы сможете с его помощью определить задачи и события дня и выбрать из них главные. В ходе дня бланк помогает отслеживать выполнение поставленных задач и служит напоминанием о поставленных целях. В конце дня он используется для подведения итогов сделанного. Таким образом, все самое важное, что связано с вашей деятельностью в течение дня, собрано на одном листе.

Многие используют для планирования и записи событий дня ежедневники или блокноты, однако у бланка А4 есть несколько существенных преимуществ:

  • Больше места, чем в обычном ежедневнике, — все, что касается одного дня, можно разместить на одном листе.
  • Легко хранить, легко вынимать листы из архива и возвращать их на место.
  • Не нужно ничего, кроме бумаги и принтера.

Как работать с бланком:

  1. Шапка. Заполните дату в шапке бланка.
  2. События дня. Просмотрите свой календарь на текущую дату и запишите жестко запланированные события (например, встречи).
  3. Дела на день. Просмотрите вчерашний бланк, свои GTD-списки действий и проектов, задачи в почте и запишите сюда то (и только то), что вы точно решили сделать. По мере выполнения задач делайте соответствующие отметки. Вы можете записывать задачи списком или в виде ментальной карты. Удобно организовать дела по главным областям жизни, например таким как «Работа», «Семья», «Личное».
  4. Ежедневные действия. Здесь можно записать повторяющиеся изо дня в день действия, о которых нужно не забыть, или привычки, над которыми вы сейчас работаете.
  5. Главное сегодня. Просмотрите получившиеся задачи и выберите из них три главных. Это те дела, которые сделают ваш день свершением. Записывая их, вы принимаете на себя обязательство приложить все усилия, чтобы их выполнить.
  6. Итоги дня. В конце дня вы можете записать здесь главные события и полученные уроки.

Для продвинутых: вы можете добавить в этот бланк девиз или цитату дня, вклеить портрет вдохновляющего человека, процитировать что-то из своего Манифеста, вытянуть карту (например, из креативных карт Роджера фон Эйка) и записать полученный совет, использовать Случайный стимул для решения сложной задачи.

Главная идея бланка ежедневного планирования — сбалансировать все составляющие дня. Вы можете использовать предложенный шаблон, а можете сделать свою собственную версию.

3. Бланк хронометража

Открыть в Google Drive

В процессе хронометража достаточно заполнять две центральные колонки — «Действие» и «Начало» (время, когда вы начали им заниматься). По окончании хронометража можно заполнить колонку «Продолжительность», чтобы оценить количество времени, затраченного на каждое занятие, а колонка «пометки» поможет вам организовать занятия по типам.

4. Бланк конспектирования по системе Корнелла

Открыть в Google Drive

Система Корнелла — это алгоритм конспектирования, направленный на максимальное усвоение изучаемого материала.

  • Широкая колонка используется для краткой записи основных идей книги или события (вебинара, лекции и т.д.) по ходу дела.
  • Узкая колонка используется для записи ключевых слов, которые помогут вам впоследствии быстро вспомнить материал, а также своих вопросов, относящихся к соответствующим местам широкой колонки (вопросы можно писать и после окончания мероприятия).
  • Горизонтальный блок предназначен для подведения итогов и обобщения смысла материала в 1—2 предложениях.

Схема Корнелла также включает последующее перечитывание конспекта и серию вопросов по его содержанию, но это мы оставим за рамками заметки.

Сохраним интригу и в отношении еще двух бланков из этой серии, посвященных созданию идей — о них я расскажу на онлайн-программе Создаем идею вместе, которая начнется 17 мая.

Буду рад узнать о вашем опыте использования этих и других бланков — делитесь отзывами!

5 ответов к “Как дружить с бумагой: моя система бланков”

Виталий, спасибо за бланки! Очень полезные, я использую свою версию хронометража и планирования на день. А вот еще встречала у тебя недавно интерактивный бланк проектов, где на одной странице они все умещаются вместе с ближайшими шагами. Очень удобный инструмент, но не могу найти его снова. Поделишься еще раз ссылкой плз?

Виталий, спасибо за бланки и за сайт! Инструменты и идеи, описанные простым и доступным языком, вдохновляют. Приступила к использованию бланка планирования дня. Пока что меня немного беспокоит то, что он не учитывает, сколько времени занимает выполнение каждой задачи. Надеюсь, что при помощи комбинации Бланка Планирования Дня и Бланка Хронометража Дня я наконец-то смогу решить давнишний свой затык в системе планирования интуитивным, а не волевым путем.

Виталий, Добрый день! Благодарю за бланк(и), иногда по возможности читаю ваш блог. Так же иногда блог Армена Петросяна. Хороших выходных вам! Владимир

Добавить комментарий для Владимир Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *