В любой работе важны хорошие инструменты. Google Keep уже давно приглянулся мне как полезный, минималистичный и удобный инструмент самоорганизации — делюсь опытом.
По своему назначению Google Keep — это многофункциональный заметочник, позволяющий создавать, хранить и организовывать короткие записи самых разных типов — например:
- списки (в том числе списки задач и чеклисты),
- короткие текстовые заметки (с возможностью добавлять изображения),
- фото, рисунки и другие изображения (с возможностью добавлять текст),
- сканы (с распознаванием текста),
- звуковые записи (с расшифровкой текста),
- напоминания, в том числе периодические.
Независимо от выбора приложений я стремлюсь придерживаться нескольких простых принципов самоорганизации, которые почерпнул у GTD-подхода:
- Собирать всю поступающую информацию, о которой еще не принято решение, что с ней делать, в одном месте (инбоксе), и затем раскладывать его содержимое по своим местам, — благодаря этому новые дела и идеи не выпадают из поля внимания.
- Четко разделять дела, идеи, цели и справочную информацию, — это совершенно разные вещи и мы думаем о них в разных режимах, поэтому их смешение вызывает ступор.
- Не смешивать одношаговые дела с многошаговыми (т.е. действия с проектами). Наш мозг не может нормально думать о задачах, которые выглядят как одношаговые, но на самом деле многошаговые, — чувствуя в них сложность, он начинает их саботировать.
- Не смешивать задачи, четко привязанные к дате (например, договоренные встречи) с теми, которые могут быть сделаны в любой день (т.е. не использовать календарь как менеджер задач и наоборот).
- В момент, когда действие выполнено, обязательно должно быть определено следующее действие, ведущее к завершению проекта.
Google Keep позволяет осуществить эти принципы. В качестве основного средства организации информации в Keep я использую теги, в качестве дополнительного — цвета заметок. Есть также быстрый поиск, причем не только по типам информации, тегам или цветам, но и по темам, которые Keep определяет автоматически на основе содержания заметок (например, книги, фильмы, музыка, еда и т.д.).
Чтобы удержать главные теги в верхней части экрана, можно их пронумеровать, — теги, начинающиеся с цифр, будут показаны вначале и в нужном порядке.
Вот моя система тегов, сложившаяся за пару лет пользования Keep:
1 Моя жизнь
Здесь — место для того, что мне помогает и о чем я хочу помнить. Это не действия, а скорее предшествующие им принципы и важные для меня вещи — в общем примерно то, что я когда-то обозначил как Регула:
- Что делает меня сильнее
- Мой список практик
- Манифест
- Мысли и принципы, которые кажутся мне важными в данный период жизни
- Навожу порядок (чеклист для того, что в терминологии GTD называется review)
2 Действия
Это место для списков ближайших действий. Хочу подчеркнуть, ближайших, одношаговых действий, — все многошаговые идут в следующий раздел Проекты. Как и в других разделах, заметки здесь покрашены разными цветами, чтобы избежать монотонности. Здесь такие списки:
- Инбокс — список для быстрой записи новых задач
- Моя жизнь — действия, связанные с проживанием и заботой о себе
- Деньги — ближайшие расходы
- Поддержка — дела, необходимые для поддержки дома и бизнеса
- Списки задач по направлениям деятельности
- Ежедневные ритуалы
- Кайдзен-действия
3 Проекты
Здесь все просто:
- Списки текущих проектов по направлениям деятельности
- Цели на год, чтобы сверяться с ними при планировании
4 Идеи
Тут, как и положено, — легкий творческий беспорядок :)
- Списки идей по направлениям деятельности
- Кайдзен-вопросы
- Книги, которые хорошо бы прочесть
- Отдельные заметки для идей побольше и т.д.
5 Люди
- Записи, связанные с отдельными людьми или сообществами
- Списки, с кем поговорить, кому что подарить и т.д.
6 Места
- Записи, связанные с местами и поездками.
- Сюда же можно помещать напоминания по георасположению, — в нужном месте смартфон сообщит, что нужно сделать.
7 Литература
- Наброски, черновики, мысли, цитаты из того, что я читаю, и для того, что я пишу. Удобно например копировать сюда зацепившие фрагменты из книг по мере чтения.
8 Пятачки
- Дневниковые записи, ждущие обработки.
9 Справочная
- Все остальное, что нужно хранить — например, чеклисты на разные случаи жизни, реквизиты, почтовые адреса, мерки и так далее. Поиск работает быстро, так что в нужный момент все находится.
И еще несколько тегов — рецепты, анекдоты, фото (всяких нужных бумажек) и тому подобное.
Функции на сладкое
- Полезен виджет для смартфона — быстрое создание записи нужного типа заметно экономит время.
- Для списков повторяющихся задач очень полезна функция Uncheck all items — она отмечает все выполненные пункты как не выполненные, чтобы можно было использовать список еще раз.
- Можно поделить список с другим пользователем (невероятно удобно, когда посылаешь кого-то в магазин :)
- Фотографирование текста (например цитат из бумажных книг) с последующим распознаванием текста.
- Напоминания, в том числе по георасположению (пришел в магазин — получил список покупок, приехал в город — узнал, что не забыть сделать).
- Можно рисовать (мышью, пером или просто пальцем) и сохранять рисунки с текстовыми пояснениями
- Есть экспорт в Google Drive
- Есть расширение для Chrome, позволяющий сохранить выделенный текст или рисунок прямо в Keep
- Не функция Keep, но очень полезно в дополнение к нему — освойте набор swype, очень удобно и дает другую, особенную моторику, больше похожую на рисование (сможете научиться интуитивно за несколько минут)
Что неудобно в Google Keep
- Создавать и хранить длинные тексты или тексты с форматированием (нет даже выделения жирным или курсивом).
- Хранить художественные или памятные фотографии и обрабатывать их (не нашел способа вытащить фото из заметки, чтобы что-то с ним сделать).
- Определять порядок заметок внутри тега — чтобы поднять заметку наверх, можно только заархивировать ее и снова разархивировать.
Другими словами, Google Keep — не для нетленки, а для бренного и преходящего, которого однако в нашей жизни очень много. К тому же, как говорит поэтесса,
Когда б вы знали, из какого сора Растут стихи, не ведая стыда
Если вы пользуетесь Google Keep, приглашаю поделиться вашими находками и приемами, если нет — приглашаю попробовать!
Чем дополнить Google Keep
- Google Drive (облачный офис и файлохранилище)
- Google Photos (фото)
- MindMeister или Mind42 (ментальные карты)
- RealTime Board (стикеры, которые можно двигать, и разные схемы)
- Ну и само собой почта и календарь от Google. Все это и многое другое интегрируется с Google Drive, так что ничего не будет потеряно.