Самоорганизация с Google Keep
В любой работе важны хорошие инструменты. Google Keep уже давно приглянулся мне как полезный, минималистичный и удобный инструмент самоорганизации — делюсь опытом.
По своему назначению Google Keep — это многофункциональный заметочник, позволяющий создавать, хранить и организовывать короткие записи самых разных типов — например:
- списки (в том числе списки задач и чеклисты),
- короткие текстовые заметки (с возможностью добавлять изображения),
- фото, рисунки и другие изображения (с возможностью добавлять текст),
- сканы (с распознаванием текста),
- звуковые записи (с расшифровкой текста),
- напоминания, в том числе периодические.
Независимо от выбора приложений я стремлюсь придерживаться нескольких простых принципов самоорганизации, которые почерпнул у GTD-подхода:
- Собирать всю поступающую информацию, о которой еще не принято решение, что с ней делать, в одном месте (инбоксе), и затем раскладывать его содержимое по своим местам, — благодаря этому новые дела и идеи не выпадают из поля внимания.
- Четко разделять дела, идеи, цели и справочную информацию, — это совершенно разные вещи и мы думаем о них в разных режимах, поэтому их смешение вызывает ступор.
- Не смешивать одношаговые дела с многошаговыми (т.е. действия с проектами). Наш мозг не может нормально думать о задачах, которые выглядят как одношаговые, но на самом деле многошаговые, — чувствуя в них сложность, он начинает их саботировать.
- Не смешивать задачи, четко привязанные к дате (например, договоренные встречи) с теми, которые могут быть сделаны в любой день (т.е. не использовать календарь как менеджер задач и наоборот).
- В момент, когда действие выполнено, обязательно должно быть определено следующее действие, ведущее к завершению проекта.
Google Keep позволяет осуществить эти принципы. В качестве основного средства организации информации в Keep я использую теги, в качестве дополнительного — цвета заметок. Есть также быстрый поиск, причем не только по типам информации, тегам или цветам, но и по темам, которые Keep определяет автоматически на основе содержания заметок (например, книги, фильмы, музыка, еда и т.д.).
Чтобы удержать главные теги в верхней части экрана, можно их пронумеровать, — теги, начинающиеся с цифр, будут показаны вначале и в нужном порядке.
Вот моя система тегов, сложившаяся за пару лет пользования Keep:
1 Моя жизнь
Здесь — место для того, что мне помогает и о чем я хочу помнить. Это не действия, а скорее предшествующие им принципы и важные для меня вещи — в общем примерно то, что я когда-то обозначил как Регула:
- Что делает меня сильнее
- Мой список практик
- Манифест
- Мысли и принципы, которые кажутся мне важными в данный период жизни
- Навожу порядок (чеклист для того, что в терминологии GTD называется review)
2 Действия
Это место для списков ближайших действий. Хочу подчеркнуть, ближайших, одношаговых действий, — все многошаговые идут в следующий раздел Проекты. Как и в других разделах, заметки здесь покрашены разными цветами, чтобы избежать монотонности. Здесь такие списки:
- Инбокс — список для быстрой записи новых задач
- Моя жизнь — действия, связанные с проживанием и заботой о себе
- Деньги — ближайшие расходы
- Поддержка — дела, необходимые для поддержки дома и бизнеса
- Списки задач по направлениям деятельности
- Ежедневные ритуалы
- Кайдзен-действия
3 Проекты
Здесь все просто:
- Списки текущих проектов по направлениям деятельности
- Цели на год, чтобы сверяться с ними при планировании
4 Идеи
Тут, как и положено, — легкий творческий беспорядок :)
- Списки идей по направлениям деятельности
- Кайдзен-вопросы
- Книги, которые хорошо бы прочесть
- Отдельные заметки для идей побольше и т.д.
5 Люди
- Записи, связанные с отдельными людьми или сообществами
- Списки, с кем поговорить, кому что подарить и т.д.
6 Места
- Записи, связанные с местами и поездками.
- Сюда же можно помещать напоминания по георасположению, — в нужном месте смартфон сообщит, что нужно сделать.
7 Литература
- Наброски, черновики, мысли, цитаты из того, что я читаю, и для того, что я пишу. Удобно например копировать сюда зацепившие фрагменты из книг по мере чтения.
8 Пятачки
- Дневниковые записи, ждущие обработки.
9 Справочная
- Все остальное, что нужно хранить — например, чеклисты на разные случаи жизни, реквизиты, почтовые адреса, мерки и так далее. Поиск работает быстро, так что в нужный момент все находится.
И еще несколько тегов — рецепты, анекдоты, фото (всяких нужных бумажек) и тому подобное.
Функции на сладкое
- Полезен виджет для смартфона — быстрое создание записи нужного типа заметно экономит время.
- Для списков повторяющихся задач очень полезна функция Uncheck all items — она отмечает все выполненные пункты как не выполненные, чтобы можно было использовать список еще раз.
- Можно поделить список с другим пользователем (невероятно удобно, когда посылаешь кого-то в магазин :)
- Фотографирование текста (например цитат из бумажных книг) с последующим распознаванием текста.
- Напоминания, в том числе по георасположению (пришел в магазин — получил список покупок, приехал в город — узнал, что не забыть сделать).
- Можно рисовать (мышью, пером или просто пальцем) и сохранять рисунки с текстовыми пояснениями
- Есть экспорт в Google Drive
- Есть расширение для Chrome, позволяющий сохранить выделенный текст или рисунок прямо в Keep
- Не функция Keep, но очень полезно в дополнение к нему — освойте набор swype, очень удобно и дает другую, особенную моторику, больше похожую на рисование (сможете научиться интуитивно за несколько минут)
Что неудобно в Google Keep
- Создавать и хранить длинные тексты или тексты с форматированием (нет даже выделения жирным или курсивом).
- Хранить художественные или памятные фотографии и обрабатывать их (не нашел способа вытащить фото из заметки, чтобы что-то с ним сделать).
- Определять порядок заметок внутри тега — чтобы поднять заметку наверх, можно только заархивировать ее и снова разархивировать.
Другими словами, Google Keep — не для нетленки, а для бренного и преходящего, которого однако в нашей жизни очень много. К тому же, как говорит поэтесса,
Когда б вы знали, из какого сора Растут стихи, не ведая стыда
Если вы пользуетесь Google Keep, приглашаю поделиться вашими находками и приемами, если нет — приглашаю попробовать!
Чем дополнить Google Keep
- Google Drive (облачный офис и файлохранилище)
- Google Photos (фото)
- MindMeister или Mind42 (ментальные карты)
- RealTime Board (стикеры, которые можно двигать, и разные схемы)
- Ну и само собой почта и календарь от Google. Все это и многое другое интегрируется с Google Drive, так что ничего не будет потеряно.
Заметки по теме
- Мой опыт GTD
- Как дружить с бумагой: моя система бланков
- Как использовать Google Keep на полную от лайфхакер.ру
А Evernote чем не устроил?
Я пробовал пользоваться Evernote много раз. Мне неудобен интерфейс.
Советую использовать dynalist.io
Ну еще майнд-карты предпочитаю mindmup.com + google drive
Спасибо, хороший обзор. Возьму на заметку, судя по всему, инструмент интересный.
Спасибо за статью. Для меня было ценным услышать важность разделения дел (одноразовых и проектов), идей и целей. Читал книгу GTD, но не вынес оттуда это замечание. Сейчас для себя ушел от организации только в Evernote в сторону организации используя метод Канбан. Это доска, где дела расположены в столбиках. Удобно для организации следующего дня, так мне удобно организовывать дела на день вперед вечером (за ночь видимо я настраиваюсь на них). И такое представление наглядно и быстро для редактирования. Пробовали ли вы такую организацию?
Если я правильно понимаю, канбан доска хороша для задач, у которых есть стандартные этапы реализации (отображаемые в колонках), то есть это более длинные и типовые задачи. Эта методология заточена про производство (в том числе интеллектуальных продуктов, если брать применительно к индивиду). Смысл GTD в сведении проектов к максимально коротким действиям, это способ удержать в поле внимания большое количество разнородных проектов (при помощи правила следующего действия) и заточено это под жизнь индивида в ее полном спектре. Но если Вам доска помогает, то почему бы и нет, у каждого своя специфика.
Да, верно, я этот метод впервые увидел при разработке ПО (Agile, Scrum и др.). Смысл в том, что мне оказалось удобнее планировать следующий день, когда у меня на виду все задачи. Использую GTD, но следующие задачи организую с помощью этой доски. Да, она шире, чем список, поэтому не так мобильна. Вот здесь пример организации — https://www.youtube.com/watch?v=W9k0OhJkjQ0
Отлично! То что доктор прописал. Статью оставил себе в закладки. Пользуюсь разными приложениями. Но здесь увидел как бы симбиоз, того что сам использую. Не знал или не обращал внимания, что у гугл есть такое приложение. Спасибо.
Спасибо за статью!
Поменять порядок заметок можно в веб версии: shift + j / k : Переместить заметку на одну позицию вперед/назад
И вообще там весьма хороший набор Быстрых клавиш ( их список в левом меню в самом низу)
Согласен, что Keep — самый удобный. До него считал самым удобным OneNote. Но нет. У меня вопрос: как сделать из Keep дневник, то есть совместить его с календарем? И второй вопрос: а что такое набор swipe?
Думаю что Keep годится только для сбора материала для дневника. Про swype здесь.
Не только для сбора. Например, в названии заметки пишем: «02.10.17 Название заметки». И присваиваем ей тег «Дневник». Теперь, находясь внутри тега «Дневник» мы видим все дневниковые записи, а введя в поиске «10.17» — видим все записи дневника за октябрь. Достаточно!
Попробуйте. Мне кажется, что когда накопится много заметок, будет непросто разобраться и перечитать в хронологическом порядке (т.к. позиция заметки внутри тега не фиксирована и может меняться при обновлении, разархивировании и т.д.).
Мне кажется, это решается датой в заголовке заметки. В поиске можно ввести месяц, например 10.17 — и увидим только заметки октября: 01.10.17, 02.10.17 и т.д. Как-то так..
Очень полезная для меня статья, спасибо! Виталий, ссылка на запись вебинара не работает((
Спасибо! Много воды утекло)
Хорошая статья, Виталий. Если сидите в телеграме, то рассмотрите вариант с созданием чата и канала, мне кажется, что вашему блогу очень хорошо подойдёт.
Внутри тега так понимаю разделяешь заметки цветами?
Как ты отслеживаешь ведение проекта? Допустим у меня есть многозадачное действие. Я присваиваю ему тег «проекты» и свой цвет. Дальше, разбиваю его на шаги, присваиваю те же цвета. Выбираю одно из действий, дополняю их тегом «действия». После выполнения отправляю в архив, захожу в проекты, добавляю к следующему шагу «действие» и т.д.?
В таком случае в папке проекты будет очень много заметок.
Если же создавать в проекте список задач, то для каждого надо будет создавать заметку и присваивать тег Действие, что то же геморойно.
Система должна быть простая, и я никак обкатать не могу.
Для справочной информации решил использовать евернот. Для задач сервисы Гугл.
………
Мог бы ты ещё описать как ты работаешь с Гугл кип. Какие задачи куда попадают, как часто пересматриваешь заметки и т.д.. Как выводить список задач на завтра допустим. Как справляться с боооольшими списками. Не хватает живого примера использования.
Я просто не храню больше одной (ближайшей) задачи по проекту. Выполнил ближайшую — записал следующую.
Спасибо за статью. Интересно посмотреть, на чужой опыт самоорганизации.
Вот мой способ самоорганизации в Google Keep. Возможно кому-то пригодиться.
Общие принципы:
Закрепленные значком кнопки — Это актуальные заметки на ближайшее время и прямо сейчас, конкретные планы в приоритете.
Все что ушло в архив — Выполнено, прочитано, завершено или отменено, в общем более не актуально. Но не удаляю, чтобы видеть полную картину. Использую архив как корзину по сути.
По тегам:
«Закладки» — Типа инбокса, действия и инфа с которой только стоит разобраться, а также отложенные задачи.
«Книги и контент» — Ссылки из интернета и названия литературы, которую, возможно, стоило бы прочитать/посмотреть.
«Идеи, мысли, цитаты» — Новое, то что вдохновляет. Идеи, мозговой штурм, саморазвитие. Визуализация. Смотрю сюда, когда не знаю, чем еще заняться или стало грустно.
«События и достижения» — Отмечаю свои успехи маленькие и большие, фиксирую случившееся. Хронология моего развития.
«Справочная информация» — То, что нужно хранить и информация, которая возможно пригодится позже. Здесь же ссылки из интернета на статичную информацию, с которой уже ознакомился.
«Цели и желания» — Цели, желания и лайфлист. Расставлены по приоритету выполнения.
Также, каждому относительно крупному проекту даю свой тег. Например «Создание сайта для клиента Х» или «Мой бизнес Х»
Если информация ну не как не вяжется с форматом Google Keep, то создаю документ в Google Drive и в заметке прописываю ссылку на него.
Спасибо, отличный подход!
Использую Гугл Кип, как мини CRM для учёта клиентов и продаж. Для начинающих самое-то, когда временами приходится самому отвозить заказы и компьютер не под рукой на помощь приходит Гугл Кип. Очень нравится то, что заметку можно создать в офлайне, а потом она засинхронится при появлении интернета. Сделки отмечаю ярлыками (тегами) и цветами. Для Гугл Кип под магазин я завел новую учётку в Гугл, чтобы не смешивать с личным Гугл Кипом. Реализовано все слелующим образом. К примеру, поступил новый заказ, в названии заметки указываю имя клиента и товар, в теле заметки подробную инфу. Помечаю заметки тегами -новый (статус заказа) -с сайта (источник трафика), -на доставку (доставка или самовывоз) и т.д Актуальные заказы закрепляют, они у меня жёлтым цветом, отмененные (для них тег -отменён) серым цветом, отправленные в курьерскую службу оранжевым цветом, выполненные заказы зелёным цветом (заметку открепляю). Предзаказы без цвета, но закреплены, не опрелившиеся клиенты тоже закреплены с намоминалкой когда им перезвонить. Вот как то так. Спасибо за статью, узнал для себя много нового!