Самоорганизация с Google Keep

В любой работе важны хорошие инструменты. Google Keep уже давно приглянулся мне как полезный, минималистичный и удобный инструмент самоорганизации — делюсь опытом.

По своему назначению Google Keep — это многофункциональный заметочник, позволяющий создавать, хранить и организовывать короткие записи самых разных типов — например:

• списки (в том числе списки задач и чеклисты),
• короткие текстовые заметки (с возможностью добавлять изображения),
• фото, рисунки и другие изображения (с возможностью добавлять текст),
• сканы (с распознаванием текста),
• звуковые записи (с расшифровкой текста),
• напоминания, в том числе периодические.

Независимо от выбора приложений я стремлюсь придерживаться нескольких простых принципов самоорганизации, которые почерпнул у GTD-подхода:

1. Собирать всю поступающую информацию, о которой еще не принято решение, что с ней делать, в одном месте (инбоксе), и затем раскладывать его содержимое по своим местам, — благодаря этому новые дела и идеи не выпадают из поля внимания.
2. Четко разделять дела, идеи, цели и справочную информацию, — это совершенно разные вещи и мы думаем о них в разных режимах, поэтому их смешение вызывает ступор.
3. Не смешивать одношаговые дела с многошаговыми (т.е. действия с проектами). Наш мозг не может нормально думать о задачах, которые выглядят как одношаговые, но на самом деле многошаговые, — чувствуя в них сложность, он начинает их саботировать.
4. Не смешивать задачи, четко привязанные к дате (например, договоренные встречи) с теми, которые могут быть сделаны в любой день (т.е. не использовать календарь как менеджер задач и наоборот).
5. В момент, когда действие выполнено, обязательно должно быть определено следующее действие, ведущее к завершению проекта.

Google Keep позволяет осуществить эти принципы. В качестве основного средства организации информации в Keep я использую теги, в качестве дополнительного — цвета заметок. Есть также быстрый поиск, причем не только по типам информации, тегам или цветам, но и по темам, которые Keep определяет автоматически на основе содержания заметок (например, книги, фильмы, музыка, еда и т.д.).

Чтобы удержать главные теги в верхней части экрана, можно их пронумеровать, — теги, начинающиеся с цифр, будут показаны вначале и в нужном порядке.

Вот моя система тегов, сложившаяся за пару лет пользования Keep:

1 Моя жизнь

Здесь — место для того, что мне помогает и о чем я хочу помнить. Это не действия, а скорее предшествующие им принципы и важные для меня вещи — в общем примерно то, что я когда-то обозначил как Регула:

• Что делает меня сильнее
• Мой список практик
• Манифест
• Мысли и принципы, которые кажутся мне важными в данный период жизни
• Навожу порядок (чеклист для того, что в терминологии GTD называется review)

2 Действия

Это место для списков ближайших действий. Хочу подчеркнуть, ближайших, одношаговых действий, — все многошаговые идут в следующий раздел Проекты. Как и в других разделах, заметки здесь покрашены разными цветами, чтобы избежать монотонности. Здесь такие списки:

• Инбокс — список для быстрой записи новых задач
• Моя жизнь — действия, связанные с проживанием и заботой о себе
• Деньги — ближайшие расходы
• Поддержка — дела, необходимые для поддержки дома и бизнеса
• Списки задач по направлениям деятельности
• Ежедневные ритуалы
• Кайдзен-действия

3 Проекты

Здесь все просто:

• Списки текущих проектов по направлениям деятельности
• Цели на год, чтобы сверяться с ними при планировании

4 Идеи

Тут, как и положено, — легкий творческий беспорядок :)

• Списки идей по направлениям деятельности
• Кайдзен-вопросы
• Книги, которые хорошо бы прочесть
• Отдельные заметки для идей побольше и т.д.

5 Люди

• Записи, связанные с отдельными людьми или сообществами
• Списки, с кем поговорить, кому что подарить и т.д.

6 Места

• Записи, связанные с местами и поездками.
• Сюда же можно помещать напоминания по георасположению, — в нужном месте смартфон сообщит, что нужно сделать.

7 Литература

• Наброски, черновики, мысли, цитаты из того, что я читаю, и для того, что я пишу. Удобно например копировать сюда зацепившие фрагменты из книг по мере чтения.

8 Пятачки

• Дневниковые записи, ждущие обработки.

9 Справочная

• Все остальное, что нужно хранить — например, чеклисты на разные случаи жизни, реквизиты, почтовые адреса, мерки и так далее. Поиск работает быстро, так что в нужный момент все находится.

И еще несколько тегов — рецепты, анекдоты, фото (всяких нужных бумажек) и тому подобное.

Функции на сладкое

• Полезен виджет для смартфона — быстрое создание записи нужного типа заметно экономит время.
• Для списков повторяющихся задач очень полезна функция Uncheck all items — она отмечает все выполненные пункты как не выполненные, чтобы можно было использовать список еще раз.
• Можно поделить список с другим пользователем (невероятно удобно, когда посылаешь кого-то в магазин :)
• Фотографирование текста (например цитат из бумажных книг) с последующим распознаванием текста.
• Напоминания, в том числе по георасположению (пришел в магазин — получил список покупок, приехал в город — узнал, что не забыть сделать).
• Можно рисовать (мышью, пером или просто пальцем) и сохранять рисунки с текстовыми пояснениями
• Есть экспорт в Google Drive
• Есть расширение для Chrome, позволяющий сохранить выделенный текст или рисунок прямо в Keep
• Не функция Keep, но очень полезно в дополнение к нему — освойте набор swipe, очень удобно и дает другую, особенную моторику, больше похожую на рисование (сможете научиться интуитивно за несколько минут)

Что неудобно в Google Keep

• Создавать и хранить длинные тексты или тексты с форматированием (нет даже выделения жирным или курсивом).
• Хранить художественные или памятные фотографии и обрабатывать их (не нашел способа вытащить фото из заметки, чтобы что-то с ним сделать).
• Определять порядок заметок внутри тега — чтобы поднять заметку наверх, можно только заархивировать ее и снова разархивировать.

Другими словами, Google Keep — не для нетленки, а для бренного и преходящего, которого однако в нашей жизни очень много. К тому же, как говорит поэтесса,

Когда б вы знали, из какого сора Растут стихи, не ведая стыда

Если вы пользуетесь Google Keep, приглашаю поделиться вашими находками и приемами, если нет — приглашаю попробовать!

Чем дополнить Google Keep

• Google Drive (облачный офис и файлохранилище)
• Google Photos (фото)
• MindMeister или Mind42 (ментальные карты)
• RealTime Board (стикеры, которые можно двигать, и разные схемы)
• Ну и само собой почта и календарь от Google. Все это и многое другое интегрируется с Google Drive, так что ничего не будет потеряно.

Заметки по теме

• Мой опыт GTD
• Как дружить с бумагой: моя система бланков
• Как использовать Google Keep на полную от лайфхакер.ру

Программы по теме

• Запись вебинара «Начни с себя», где я рассказываю о том, как позаботиться о себе, привести в порядок дела и спланировать будущее.