Рубрики
Самоорганизация

Самоорганизация с Google Keep

В любой работе важны хорошие инструменты. Google Keep уже давно приглянулся мне как полезный, минималистичный и удобный инструмент самоорганизации — делюсь опытом.

В любой работе важны хорошие инструменты. Google Keep уже давно приглянулся мне как полезный, минималистичный и удобный инструмент самоорганизации — делюсь опытом.

По своему назначению Google Keep — это многофункциональный заметочник, позволяющий создавать, хранить и организовывать короткие записи самых разных типов — например:

  • списки (в том числе списки задач и чеклисты),
  • короткие текстовые заметки (с возможностью добавлять изображения),
  • фото, рисунки и другие изображения (с возможностью добавлять текст),
  • сканы (с распознаванием текста),
  • звуковые записи (с расшифровкой текста),
  • напоминания, в том числе периодические.

Независимо от выбора приложений я стремлюсь придерживаться нескольких простых принципов самоорганизации, которые почерпнул у GTD-подхода:

  1. Собирать всю поступающую информацию, о которой еще не принято решение, что с ней делать, в одном месте (инбоксе), и затем раскладывать его содержимое по своим местам, — благодаря этому новые дела и идеи не выпадают из поля внимания.
  2. Четко разделять дела, идеи, цели и справочную информацию, — это совершенно разные вещи и мы думаем о них в разных режимах, поэтому их смешение вызывает ступор.
  3. Не смешивать одношаговые дела с многошаговыми (т.е. действия с проектами). Наш мозг не может нормально думать о задачах, которые выглядят как одношаговые, но на самом деле многошаговые, — чувствуя в них сложность, он начинает их саботировать.
  4. Не смешивать задачи, четко привязанные к дате (например, договоренные встречи) с теми, которые могут быть сделаны в любой день (т.е. не использовать календарь как менеджер задач и наоборот).
  5. В момент, когда действие выполнено, обязательно должно быть определено следующее действие, ведущее к завершению проекта.

Google Keep позволяет осуществить эти принципы. В качестве основного средства организации информации в Keep я использую теги, в качестве дополнительного — цвета заметок. Есть также быстрый поиск, причем не только по типам информации, тегам или цветам, но и по темам, которые Keep определяет автоматически на основе содержания заметок (например, книги, фильмы, музыка, еда и т.д.).

Чтобы удержать главные теги в верхней части экрана, можно их пронумеровать, — теги, начинающиеся с цифр, будут показаны вначале и в нужном порядке.

Вот моя система тегов, сложившаяся за пару лет пользования Keep:

1 Моя жизнь

Здесь — место для того, что мне помогает и о чем я хочу помнить. Это не действия, а скорее предшествующие им принципы и важные для меня вещи — в общем примерно то, что я когда-то обозначил как Регула:

  • Что делает меня сильнее
  • Мой список практик
  • Манифест
  • Мысли и принципы, которые кажутся мне важными в данный период жизни
  • Навожу порядок (чеклист для того, что в терминологии GTD называется review)

2 Действия

Это место для списков ближайших действий. Хочу подчеркнуть, ближайших, одношаговых действий, — все многошаговые идут в следующий раздел Проекты. Как и в других разделах, заметки здесь покрашены разными цветами, чтобы избежать монотонности. Здесь такие списки:

  • Инбокс — список для быстрой записи новых задач
  • Моя жизнь — действия, связанные с проживанием и заботой о себе
  • Деньги — ближайшие расходы
  • Поддержка — дела, необходимые для поддержки дома и бизнеса
  • Списки задач по направлениям деятельности
  • Ежедневные ритуалы
  • Кайдзен-действия

3 Проекты

Здесь все просто:

  • Списки текущих проектов по направлениям деятельности
  • Цели на год, чтобы сверяться с ними при планировании

4 Идеи

Тут, как и положено, — легкий творческий беспорядок :)

  • Списки идей по направлениям деятельности
  • Кайдзен-вопросы
  • Книги, которые хорошо бы прочесть
  • Отдельные заметки для идей побольше и т.д.

5 Люди

  • Записи, связанные с отдельными людьми или сообществами
  • Списки, с кем поговорить, кому что подарить и т.д.

6 Места

  • Записи, связанные с местами и поездками.
  • Сюда же можно помещать напоминания по георасположению, — в нужном месте смартфон сообщит, что нужно сделать.

7 Литература

  • Наброски, черновики, мысли, цитаты из того, что я читаю, и для того, что я пишу. Удобно например копировать сюда зацепившие фрагменты из книг по мере чтения.

8 Пятачки

  • Дневниковые записи, ждущие обработки.

9 Справочная

  • Все остальное, что нужно хранить — например, чеклисты на разные случаи жизни, реквизиты, почтовые адреса, мерки и так далее. Поиск работает быстро, так что в нужный момент все находится.

И еще несколько тегов — рецепты, анекдоты, фото (всяких нужных бумажек) и тому подобное.

Функции на сладкое

  • Полезен виджет для смартфона — быстрое создание записи нужного типа заметно экономит время.
  • Для списков повторяющихся задач очень полезна функция Uncheck all items — она отмечает все выполненные пункты как не выполненные, чтобы можно было использовать список еще раз.
  • Можно поделить список с другим пользователем (невероятно удобно, когда посылаешь кого-то в магазин :)
  • Фотографирование текста (например цитат из бумажных книг) с последующим распознаванием текста.
  • Напоминания, в том числе по георасположению (пришел в магазин — получил список покупок, приехал в город — узнал, что не забыть сделать).
  • Можно рисовать (мышью, пером или просто пальцем) и сохранять рисунки с текстовыми пояснениями
  • Есть экспорт в Google Drive
  • Есть расширение для Chrome, позволяющий сохранить выделенный текст или рисунок прямо в Keep
  • Не функция Keep, но очень полезно в дополнение к нему — освойте набор swype, очень удобно и дает другую, особенную моторику, больше похожую на рисование (сможете научиться интуитивно за несколько минут)

Что неудобно в Google Keep

  • Создавать и хранить длинные тексты или тексты с форматированием (нет даже выделения жирным или курсивом).
  • Хранить художественные или памятные фотографии и обрабатывать их (не нашел способа вытащить фото из заметки, чтобы что-то с ним сделать).
  • Определять порядок заметок внутри тега — чтобы поднять заметку наверх, можно только заархивировать ее и снова разархивировать.

Другими словами, Google Keep — не для нетленки, а для бренного и преходящего, которого однако в нашей жизни очень много. К тому же, как говорит поэтесса,

Когда б вы знали, из какого сора Растут стихи, не ведая стыда

Если вы пользуетесь Google Keep, приглашаю поделиться вашими находками и приемами, если нет — приглашаю попробовать!

Чем дополнить Google Keep

  • Google Drive (облачный офис и файлохранилище)
  • Google Photos (фото)
  • MindMeister или Mind42 (ментальные карты)
  • RealTime Board (стикеры, которые можно двигать, и разные схемы)
  • Ну и само собой почта и календарь от Google. Все это и многое другое интегрируется с Google Drive, так что ничего не будет потеряно.

Заметки по теме

23 ответа к “Самоорганизация с Google Keep”

Спасибо за статью. Для меня было ценным услышать важность разделения дел (одноразовых и проектов), идей и целей. Читал книгу GTD, но не вынес оттуда это замечание. Сейчас для себя ушел от организации только в Evernote в сторону организации используя метод Канбан. Это доска, где дела расположены в столбиках. Удобно для организации следующего дня, так мне удобно организовывать дела на день вперед вечером (за ночь видимо я настраиваюсь на них). И такое представление наглядно и быстро для редактирования. Пробовали ли вы такую организацию?

Если я правильно понимаю, канбан доска хороша для задач, у которых есть стандартные этапы реализации (отображаемые в колонках), то есть это более длинные и типовые задачи. Эта методология заточена про производство (в том числе интеллектуальных продуктов, если брать применительно к индивиду). Смысл GTD в сведении проектов к максимально коротким действиям, это способ удержать в поле внимания большое количество разнородных проектов (при помощи правила следующего действия) и заточено это под жизнь индивида в ее полном спектре. Но если Вам доска помогает, то почему бы и нет, у каждого своя специфика.

Да, верно, я этот метод впервые увидел при разработке ПО (Agile, Scrum и др.). Смысл в том, что мне оказалось удобнее планировать следующий день, когда у меня на виду все задачи. Использую GTD, но следующие задачи организую с помощью этой доски. Да, она шире, чем список, поэтому не так мобильна. Вот здесь пример организации — https://www.youtube.com/watch?v=W9k0OhJkjQ0

Отлично! То что доктор прописал. Статью оставил себе в закладки. Пользуюсь разными приложениями. Но здесь увидел как бы симбиоз, того что сам использую. Не знал или не обращал внимания, что у гугл есть такое приложение. Спасибо.

Спасибо за статью!

Поменять порядок заметок можно в веб версии: shift + j / k : Переместить заметку на одну позицию вперед/назад

И вообще там весьма хороший набор Быстрых клавиш ( их список в левом меню в самом низу)

Согласен, что Keep — самый удобный. До него считал самым удобным OneNote. Но нет. У меня вопрос: как сделать из Keep дневник, то есть совместить его с календарем? И второй вопрос: а что такое набор swipe?

Не только для сбора. Например, в названии заметки пишем: «02.10.17 Название заметки». И присваиваем ей тег «Дневник». Теперь, находясь внутри тега «Дневник» мы видим все дневниковые записи, а введя в поиске «10.17» — видим все записи дневника за октябрь. Достаточно!

Попробуйте. Мне кажется, что когда накопится много заметок, будет непросто разобраться и перечитать в хронологическом порядке (т.к. позиция заметки внутри тега не фиксирована и может меняться при обновлении, разархивировании и т.д.).

Мне кажется, это решается датой в заголовке заметки. В поиске можно ввести месяц, например 10.17 — и увидим только заметки октября: 01.10.17, 02.10.17 и т.д. Как-то так..

Хорошая статья, Виталий. Если сидите в телеграме, то рассмотрите вариант с созданием чата и канала, мне кажется, что вашему блогу очень хорошо подойдёт.

Внутри тега так понимаю разделяешь заметки цветами?

Как ты отслеживаешь ведение проекта? Допустим у меня есть многозадачное действие. Я присваиваю ему тег «проекты» и свой цвет. Дальше, разбиваю его на шаги, присваиваю те же цвета. Выбираю одно из действий, дополняю их тегом «действия». После выполнения отправляю в архив, захожу в проекты, добавляю к следующему шагу «действие» и т.д.?

В таком случае в папке проекты будет очень много заметок.

Если же создавать в проекте список задач, то для каждого надо будет создавать заметку и присваивать тег Действие, что то же геморойно.

Система должна быть простая, и я никак обкатать не могу.

Для справочной информации решил использовать евернот. Для задач сервисы Гугл.

………

Мог бы ты ещё описать как ты работаешь с Гугл кип. Какие задачи куда попадают, как часто пересматриваешь заметки и т.д.. Как выводить список задач на завтра допустим. Как справляться с боооольшими списками. Не хватает живого примера использования.

Я просто не храню больше одной (ближайшей) задачи по проекту. Выполнил ближайшую — записал следующую.

Спасибо за статью. Интересно посмотреть, на чужой опыт самоорганизации.

Вот мой способ самоорганизации в Google Keep. Возможно кому-то пригодиться.

Общие принципы:

Закрепленные значком кнопки — Это актуальные заметки на ближайшее время и прямо сейчас, конкретные планы в приоритете.

Все что ушло в архив — Выполнено, прочитано, завершено или отменено, в общем более не актуально. Но не удаляю, чтобы видеть полную картину. Использую архив как корзину по сути.

По тегам:

«Закладки» — Типа инбокса, действия и инфа с которой только стоит разобраться, а также отложенные задачи.

«Книги и контент» — Ссылки из интернета и названия литературы, которую, возможно, стоило бы прочитать/посмотреть.

«Идеи, мысли, цитаты» — Новое, то что вдохновляет. Идеи, мозговой штурм, саморазвитие. Визуализация. Смотрю сюда, когда не знаю, чем еще заняться или стало грустно.

«События и достижения» — Отмечаю свои успехи маленькие и большие, фиксирую случившееся. Хронология моего развития.

«Справочная информация» — То, что нужно хранить и информация, которая возможно пригодится позже. Здесь же ссылки из интернета на статичную информацию, с которой уже ознакомился.

«Цели и желания» — Цели, желания и лайфлист. Расставлены по приоритету выполнения.

Также, каждому относительно крупному проекту даю свой тег. Например «Создание сайта для клиента Х» или «Мой бизнес Х»

Если информация ну не как не вяжется с форматом Google Keep, то создаю документ в Google Drive и в заметке прописываю ссылку на него.

Использую Гугл Кип, как мини CRM для учёта клиентов и продаж. Для начинающих самое-то, когда временами приходится самому отвозить заказы и компьютер не под рукой на помощь приходит Гугл Кип. Очень нравится то, что заметку можно создать в офлайне, а потом она засинхронится при появлении интернета. Сделки отмечаю ярлыками (тегами) и цветами. Для Гугл Кип под магазин я завел новую учётку в Гугл, чтобы не смешивать с личным Гугл Кипом. Реализовано все слелующим образом. К примеру, поступил новый заказ, в названии заметки указываю имя клиента и товар, в теле заметки подробную инфу. Помечаю заметки тегами -новый (статус заказа) -с сайта (источник трафика), -на доставку (доставка или самовывоз) и т.д Актуальные заказы закрепляют, они у меня жёлтым цветом, отмененные (для них тег -отменён) серым цветом, отправленные в курьерскую службу оранжевым цветом, выполненные заказы зелёным цветом (заметку открепляю). Предзаказы без цвета, но закреплены, не опрелившиеся клиенты тоже закреплены с намоминалкой когда им перезвонить. Вот как то так. Спасибо за статью, узнал для себя много нового!

Добавить комментарий для Testify Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *