Рубрика: Самоорганизация

После большого количества экспериментов и проб я перешел на новый, более простой формат личного универсального бланка, о котором когда-то писал. На таком бланке я веду абсолютно все бумажные записи. Это очень удобно, потому что облегчает поиск нужных материалов — не приходится тратить время на разбор каракулей и выяснение того, к какому проекту эта бумажка относится и когда была написана.

Шапка бланка выглядит так:

Бланк сделан в онлайновом редакторе Google Docs из моего мобильного набора, поэтому его можно использовать не только для бумажных, но и для электронных документов, предназначенных для распечатки. Это означает, что теперь можно:

• использовать единый бланк при работе над командным проектом (все пользователи, получившие доступ к документу, автоматически делают его на едином бланке).
• всегда иметь под рукой редактируемый бланк везде, где есть интернет и броузер;
• изменения в бланке (например, новые реквизиты), опять же, появятся сразу у всех пользователей.

Вы можете легко скопировать себе этот бланк и начать им пользоваться. Для этого создайте в Google Docs пустой документ, перейдите в режим Edit HTML и замените содержимое окна на этот код. После этого вернитесь в режим обычного редактирования. Бланк готов — теперь вы можете использовать его как шаблон для создания других документов (File->Copy document). Бланк резиновый — при печати просто задайте удобные вам поля.

Если вы не пользуетесь Google Docs, можете скачать бланк в pdf.

Пояснения по названиям полей. Поле project / topic может содержать название и идентификатор проекта или тему, если это информация, напрямую не относящаяся ни к какому проекту. Поле tags / notes — для тегов или заметок. Они могут отражать этапы проекта — например, креатив, планирование, встреча и т.д. — или другую существенную информацию. Поле date / time — для, само собой, даты, а также для тайм-трекинга , то есть отслеживания количества времени, затраченного на создание документа. Это может быть полезно как для самоконтроля, так и в случае, если вы оказываете услуги с повременной оплатой.

Заметки по теме

• Новая версия ежедневника
• Личная система тегов
• Мой опыт GTD

С момента написания первой версии этой статьи прошел год. И хотя онлайн-сервисы еще не вытеснили классический софт, в том, что это — дело недалекого будущего, сомневаться не приходится. В любом случае за прошедший год многое изменилось, так что пришло время актуализировать информацию в преддверии года наступающего.

Эта статья написана для тех, кто хочет обеспечить себе возможность работать из любой точки, быстро и эффективно взаимодействовать с другими людьми и всегда иметь под рукой всю необходимую информацию. Ее цель — показать, что сегодня во многих случаях для этого не нужно ничего, кроме доступа к интернету и браузера. Статья ориентирована на обычных пользователей, так что если кто-то давно пользуется всем описанным или продвинулся еще дальше, поделитесь полезными советами из личного опыта и альтернативами предложенным сервисам.

До появления вебдваноль-сервисов традиционный набор инструментов для мобильного бизнеса выглядел примерно следующим образом: браузер (чаще всего Internet Explorer), программа для чтения почты (Outlook, Bat, Thunderbird у особо продвинутых), контакты, календарь и планнер (Outlook), программа для создания документов (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint) программа-переводчик (Lingvo), Аська, «Банк-Клиент». Все эти программы были установлены на компьютере, настольном или ноутбуке (а скорее всего и там, и там), где также хранился файловый архив. Помимо самого компьютера, при себе нужно было иметь дистрибутивы всех программ к нему.

Недостатки такого подхода очевидны:

• Набор достаточно велик — приходится осваивать много программ; все их нужно устанавливать заново, если что-то случилось с компьютером или куплен новый; нужно инсталлировать новые версии по мере их выхода, чтобы не отстать от жизни; если что-то где-то перестало работать — нужно вызывать специалиста или тратить свое время на выяснение причин.
• Большая часть упомянутых программ стоит денег, соответственно возникает дилемма «кошелек или совесть». Проблема совести, конечно, решаема, но нелицензионные программы не предполагают поддержки к ним.
• Набор подразумевает два компьютера (настольный или ноутбук). Оба нужно настраивать, обновлять на них Windows, спасать их от вирусов, синхронизировать файлы между компьютерами, регулярно сбрасывать куда-то резервные копии файлового архива — если с компьтером что-то случится, можно потерять множество ценной информации.
• Не всегда удобно носить с собой ноутбук. Часто совсем неудобно, особенно там, где он больше всего нужен — в поездке. Кроме того, ноутбуки имеют свойство разряжаться в самый неподходящий момент.
• Совсем уже глупо носить с собой дистрибутивы программ. Но они действительно могут понадобиться. Представьте себе, что «Банк-Клиент» перестал работать именно тогда, когда вам пришли деньги на счет, и вы находитесь за границей.

Решение этой проблемы, которое, конечно, не всегда будет бескомпромиссным, состоит в том, чтобы 1) ничего с собой не носить и 2) пользоваться по возможности одной-единственной программой.

Во многих случаях это реально. Найти компьютер, подключенный к интернету, сейчас не проблема практически в любой точке цивилизованного мира. Программа, которая есть практически на любом компьютере, — это браузер. Хранилище файлов, а главное, набор сервисов для работы с этими файлами, который способен заменить почти все нужные нам программы, — интернет. Остальное — детали.

Сразу отвечу на очевидный вопрос: а что, если интернет по какой-то причине не работает? Лично для меня этой проблемы не существует, потому что, когда интернет отключен, я все равно не могу работать, и дело тут не в том, где хранятся файлы, — просто работа без интернета для меня оказывается настолько малоэффективной, что проще расслабиться и получать удовольствие. Или пойти туда, где он есть, если уж очень нужно.

Конечно, я не призываю вообще отказаться от своего компьютера или ничего на нем не хранить. Однако он лучше подходит в качестве хранилища для временных файлов и резервных копий, чем в качестве основного хранилища.

В качестве компромисса, который устроит менее радикально настроенных пользователей, может выступить маленький ноутбук с браузером и плагинами к нему, где не хранится никакой ценной информации.

Далее я даю свои рекомендации и альтернативные варианты по каждому инструменту. Сразу подчеркну, что высказываю свое частное мнение — не хотелось бы ни с кем спорить о том, что какая-то альтернатива лучше других. Однако буду рад услышать, какие еще альтернативы существуют.

0. Аксиомы: браузер и закладки

Браузер в нашем случае выбирать не приходится. Однако на многих компьютерах, помимо Internet Explorer, стоят и другие браузеры — Firefox, Opera и другие.

Если есть выбор, лично я предпочитаю Firefox.

Поскольку мы предполагаем, что можем пользоваться практически всеми нужными нам программами и сервисами при наличии всего двух вещей — подключенного к интернету компьютера и браузера, в первую очередь нам нужны закладки, доступные из любого места, чтобы всегда иметь под рукой адреса нужных сайтов.

Для этой цели я рекомендую del.icio.us. Пользоваться закладками del.icio.us можно как через веб, зайдя на свою страницу закладок (адрес выглядит так: http://del.icio.us/вашеимя), так и через Firefox, установив их в качестве плагина.

Вместо обычных папок в del.icio.us используются теги, то есть ключевые слова. Это удобно, потому что одна и та же закладка может быть помечена несколькими тегами и ее легче найти. Пометьте каким-нибудь запоминаемым тегом сайты, на которые вы часто заходите. Чтобы добавить закладку через веб, зайдите на http://del.icio.us/post/.

del.icio.us — гораздо больше, чем хранилище закладок. Бывает очень полезно узнать, какие закладки сделали другие люди по интересующим вас темам — во многих случаях это быстрее и результативнее, чем рыться в поисковых машинах. Еще можно посмотреть «самые закладываемые» в данный момент сайты. А еще найти единомышленников среди тех, кто «закладывает» то же, что и вы. Все это возможно благодаря публичным закладкам. Естественно, у вас всегда есть возможность делать приватные закладки, которые не будут видны другим пользователям.

• Бесплатно.
• Альтернативы: ma.gnolia
• Российские аналоги: memori

1. Связь

1) Веб-почта

Раньше считалось, что почтовая программа «серьезнее», надежнее и удобнее, чем веб-почта. Хотя необходимость каждый раз после инсталляции настраивать почтовые ящики все равно удручала. Особенно если их с поллдюжины. Кроме того, почта чаще всего хранится на компьютере, внутри почтовой программы. Пользоваться почтовым архивом по этой причине неудобно, плюс велик риск потерять его вообще, если с компьютером что-то случится.

С появлением веб-почты Gmail ситуация изменилась. Разработчики Gmail внесли в работу с почтой два новых принципа: 1) поиск вместо сортировки и 2) ничего не стирать. Благодаря пятигигабайтному ящику это вполне реально. (Что делать с действительно большими многомегабайтными файлами, я расскажу чуть ниже.) Третья удобная возможность — это автоматическая группировка всех сообщений по одной теме (ответов и пересылок). Плюс отличный спам-фильтр. Интерфейс Gmail удобен и прост, надежность лично у меня практически не вызывала нареканий. Есть русифицированная версия.

Отказаться от привычки раскладывать почту по папочкам вначале кажется нонсенсом. Однако на поиск по ключевым словам в Gmail реально уходит намного меньше времени, чем на копание в этих самых папочках. Кроме того, есть теги, которые можно опять-таки комбинировать (одно письмо может быть помечено несколькими тегами) и использовать для разных целей. В новой версии интерфейса Gmail (пока в англоязычной версии) теги можно красить в разные цвета. В мою личную систему тегов входит тег @Action, которым я помечаю всю почту, с которой связано какое-либо действие, а также теги-идентификаторы проектов, которыми я помечаю всю почту, связанную с важными проектами, и теги для обозначения справочной информации.

В почту встроены контакты, где сохраняются все адреса, с которых пришла или на которые она была отправлена почта. Если импортировать туда контакты из Outlook, а в качестве календаря использовать Google Calendar, то в большинстве случаев про Outlook можно забыть. В новой версии Gmail работа с контактами стала намного удобнее — поиск происходит в считанные секунды, стала проще работа с группами, которые можно использовать как для мини-рассылок, так и в качестве категорий контактов.

Кроме того, в почту встроен чат — возможность обмениваться мгновенными сообщениями с другими пользователями gmail, а также jabber, aim и icq.

• Бесплатно.
• Аналогов нет.

2) Мгновенные сообщения

Лично я полностью забыл про Аську, т.к. в основном пользуюсь онлайн-чатом, встроенным в Gmail.

Альтернатива — Meebo: сервис для обмена мгновенными сообщениями из браузера, на сегодня поддерживаются aim/icq, yahoo, gtalk, msn.

3) Телефон

Точнее, телефонные разговоры с загородом и межгородом. Онлайн-сервиса здесь пока не предвидится, так что это оффтопик. На сегодня моим фаворитом для голосовой связи остается Skype, который за этот год сделал огромный скачок и есть уже у очень многих людей. Скайп установлен во всех приличных интернет-кафе, так что носить его с собой на ноутбуке не обязательно.

Чтобы связь была бесплатной, программа должна быть установлена на обоих концах; чтобы связь вообще была, нужны наушники с микрофоном.

Скайп также позволяет организовывать коференции, то есть одновременный разговор нескольких людей. И еще с него можно очень недорого звонить на обычные телефоны в любую точку мира с оплатой через Яндекс Деньги (про них см. ниже).

4) Отправка SMS онлайн

Сейчас такой бесплатный сервис есть практически у каждого оператора. МТС, Билайн, Мегафон.

2. Поиск и обработка информации

1) Свежие новости: RSS ридер

Чтобы не тратить время на обход новостных сайтов, блогов, форумов и других сайтов с регулярно обновляемым контентом, удобно собирать всю нужную информацию в одном месте, имея возможность быстро просмотреть новые поступления, прочитать все самое интересное и ничего не пропустить. Это стало возможным благодаря RSS-лентам, которые сегодня есть у большинства уважающих себя сайтов.

Из онлайновых ридеров я остановился на Google Reader. Как всегда, есть дополнительная функциональность — возможность делиться наиболее интересными новостями, создавая тем самым еще одну, собственную RSS-ленту.

• Бесплатно.
• Альтернативы: Яндекс Лента.

2) Источники информации

Кроме классических поисковых сервисов, известных с незапамятных времен, можно упомянуть несколько очень полезных дополнений: поиск по блогам, отражающий то, что происходит в сети прямо сейчас (Яндекс Блоги, Technorati), поиск бесплатных лицензионно чистых картинок (Flickr), поиск в публичных закладках (del.icio.us и другие сервисы, о которых шла речь выше), поиск видео (YouTube и клоны), поиск в рейтнгах новостей типа Digg, поиск в Википедии (русская, английская и т.д.).

3) Организация работы с документами («Офис»)

С появлением сервиса Google Docs стало возможным найти адекватную замену классическим офисным программам. В Google Docs документы, электронные таблицы и презентации хранятся в онлайне и там же редактируются. При желании можно сохранить копию файла в форматах Word, Excel, pdf, html и т.д., — например, чтобы послать менее продвинутым юзерам. Возможности форматирования пока не столь обширны, как в «Ворде», но это вопрос времени, да и далеко не все в действительности нужно.

Файлы часто автосохраняются, так что при случайном закрытии браузера или исчезновении связи вы практически ничего не потеряете. При этом сохраняется вся история редактирования файла — всегда можно вернуться к предыдущей версии или посмотреть, что в ней было.

Бесплатно. Альтернативы: ZoHo, ThinkFree Online.

Те, у кого есть собственный домен, могут получить аккаунт в Google Apps. Это тот же набор сервисов (почта, чат, календарь, редактирование документов, плюс возможность быстрого создания веб-страниц), но с адресами в вашем домене. Прощайте, потерянная по причине переинсталляции почта, неудобные интерфейсы веб-почты у провайдера и необходимость платить за дополнительные почтовые ящики.

Ну и еще из гугловских сервисов может быть полезен Google Notebook — возможность делать быстрые заметки. Особенно удобно с плагином под Firefox.

Другой полезный сервис для работы с презентациями — Slideshare. Создавать презентации в нем нельзя, зато можно импортировать готовые презентации из PDF и PowerPoint, а затем встраивать их в веб-страницы.

Для несложной работы с графикой можно использовать Picnic. Возможности ограничены, но на лучшее пока рассчитывать не приходится — пока не хватает пропускной способности сети и мощности процессоров, плюс нужен качественный экран, что далеко не всегда имеет место в походных условиях. Так что профессиональным дизайнерам придется чаще других сидеть дома или в офисе.

Альтернативы: Snipshot, Fanstudio, Preloadr.

Все большую популярность набирает майндмэппинг — создание ментальных карт. Преимущество онлайн-сервисов — в возможности коллективной работы. Преимущество конкретно сервиса MindMeister — возможность встраивать карты в веб-страницы, сохраняя возможность их редактирования, а также удобный интерфейс и симпатичный внешний вид карт. И еще MindMeister используют правильную с точки зрения майдмэппинга графику — линии с текстом, а не пузыри.

• Бесплатно в базовой версии (как правило ее не хватает).
• Альтернативы: mind42

И еще несколько штрихов к офисным сервисам. Для несложного управления задачами можно использовать, например, BackPack или Remember The Milk.

Для создания веб-страниц без специальных знаний можно использовать Google Page Creator. Хотя мне кажется что это не магистральный путь веб-паблишинга.

4) Управление коммуникациями

Возможности книги контактов Gmail в обновленной версии достаточно велики, чтобы покрыть потребности большинства пользователей. Но если вы ведете бизнес, и делаете это в команде, бывает важным знать состояние всех коммуникаций по проекту — кто что кому сказал. Если нет желания погружаться в специфику crm-систем, можно воспользоваться сервисом от 37signals HighRise. Он позволяет управлять контактами, к которым можно привязывать задачи и заметки, а также автоматически приклеивать почту.

Бесплатно в базовой версии.

Если HighRise предназначен для интенсивной работы с избранными контактами, то на другом полюсе — сервисы для нетворкинга, то есть работы экстенсивной. Лидеры ниши — МойКруг и Одноклассники, среди западных сервисов — модный FaceBook, который я слегка недолюбливаю за попытку создать «интернет в интернете», и более традиционный LinkedIn.

5) Управление проектами

Для управления проектами я использую еще один онлайн-сервис от 37signals — BaseCamp. Вылизанный интерфейс, ничего лишнего. В том числе русификации :) (и не предвидится). Подробности в обзоре на ИШ.

Базовая версия бесплатно, но этого как правило не хватает.

6) Файловый архив

Что делать с файлами других, не «офисных» типов?

Изображения (не обязательно только фото — это могут быть и сканы документов, рисунки, скриншоты) удобно хранить на сервисе Flickr. Как и в случае с закладками, есть возможность делать их доступными для других пользователей, отмечать тегами и т.д.

• В базовой версии бесплатно, но рекомендую pro версию.
• Альтернативы: Picasa удобна для хранения и организации личных или семейных фото, которые можно выборочно сделать доступными для друзей, отправив им специальную ссылку.
• Русскоязычный аналог: Яндекс.Фотки

Видео можно хранить на уже упоминавшемся YouTube, хотя это не очень удобно из-за сжатия, которому подвергаются файлы (разработчики уверяют, что оригиналы тоже хранятся на сервере и когда-нибудь качество станет лучше).

Относительно большие файлы всех типов можно складировать в DropSend, но главное, этот сервис позволяет посылать по почте большие файлы (на самом деле файл хранится в интернете, а по почте посылается ссылка на него). В бесплатной версии 250 мб места, что, конечно, немного, но для самых необходимых файлов этого может хватить.

• Альтернативы: box.net (1 гб места бесплатно, плюс офис от Zoho и даже отправка факсов). И еще 80 альтернатив.
• Российские аналоги: ifolder.

7) Словари

Бесплатные русско-английский, немецкий, французский, итальянский, испанский словари есть на slovari.yandex.ru. Там же — поиск по различным энциклопедиям и справочникам.

Еще может быть полезным Merriam-Webster, где есть английский толковый словарь и тезаурус.

8) Карты

На мой взгляд, лучше использовать национальные сервисы для каждой страны — они детальнее и точнее. Для России это Яндекс Карты, теперь со спутниковой и гибридной картой. Если нет времени искать национальный сервис, можно воспользоваться Google Maps. (Если летите на Марс, не забудьте Google Mars.)

3. Деньги

Для того, чтобы быть мобильным с финансовой точки зрения, необходимо построить цепочку, обеспечивающую движение денег. Ее основные элементы — счет с доступом через интернет-банк, международная пластиковая карта и интернет-деньги. Онлайн-сервисов, обеспечивающих финансовую мобильность, пока не так много, так что ограничусь кратким обзором.

1) Банк: счет — интернет-банк — карта

Выбор банка — дело интимное и обусловленное многими факторами. Мои требования к банку:

• Не слишком модный — в таких банках, особенно в России, могут быть высокие ставки, очереди и недостаток квалифицированных кадров.
• Развитая филиальная сеть — чем больше, тем лучше (поскольку переводы внутри банка работают намного быстрее межбанковских).
• Система интернет-банк должен работать через браузер, без специального программного обеспечения, и не требовать специальных плагинов (таких, как java).
• Не Сбербанк, думаю здесь комментарии излишни.

2) Интернет-деньги

Интернет-деньги удобны для мгновенных расчетов, особенно связанных с интернет-проектами. Лично мне нравятся Яндекс.Деньги — они легко пополняются с банковского счета и достаточно распространены в России.

Альтернативы: WebMoney. (Лично у меня с ними не сложилось — во-первых, карточки очень дорогие, как и пополнение со счета, а на то, чтобы разбираться с другими схемами пополнения, не было времени, а во-вторых, когда у меня устарел сертификат, завести новый мне так и не удалось — я безрезультатно потратил на это несколько часов времени и зарекся. На мой взгляд, очень сложная в использовании система и неоправданно дорогая.)

Для расчетов с цивилизованным миром не обойтись без системы онлайн-платежей PayPal. В России это менее актуально, так как, если я не ошибаюсь, не работает вывод денег из paypal-аккаунта.

Что дальше?

Призываю всех пополнить список онлайн-инструментов для мобильной жизни и предложить дополнения и альтернативы. Критерии, по которым я веду отбор:

• Доступность через браузер.
• Не нужно устанавливать плагины, Java, Flash и.т.д.
• Положительный личный опыт использования.
• Платформонезависимость.

Огромное спасибо всем, кто оставил комментарии к предыдущей версии статьи — без вашей помощи картина была бы намного менее полной.

P.S. Черновик этой заметки написан в Google Docs.

Не так давно я выступил на семинаре клуба Бизнес в стиле .ру с рассказом о фрилансе. Готовясь к этому выступлению, я собрал довольно много относящейся к делу информации. Сегодня я хочу поделиться тем, что не попало в презентацию.

Эта статья — о том, как эффективно использовать потенциал фриланса в сфере творческих услуг (веб-разработки, дизайн, реклама, нейминг и т.д.). Так получилось, что я связан с этой темой сразу многими способами. Во-первых, я сам 7 лет был фрилансером, а сейчас руковожу стартапом Dextera Development, основной вид деятельности которого — обучающие услуги, ориентированные на предпринимателей и фрилансеров. Во-вторых, предприниматели и фрилансеры составляют существенную часть аудитории этого блога. В-третьих, взаимоотношения заказчик-фрилансер я знаю не только со стороны фрилансера, но и со стороны заказчика. Поэтому то, о чем я буду дальше говорить, я неоднократно проверил на собственном опыте.

1. Зачем нам фриланс?

Еще бытует мнение, что фриланс — это что-то маргинальное, что большие дяди и тети так не делают, а растят свои кадры. На самом деле делают, и давно, особенно в более развитых обществах. Тем более что для этого существуют вполне объективные причины:

• Проектный подход. В постиндустриальном обществе большое место занимает умственный труд, особенно в сфере коммуникационных услуг. Умственный труд невозможно оценить и сложно контролировать, поэтому организации переходят на проектный подход, когда оплачивается не рабочее время, проведенное с большей или меньшей пользой под чьим-то контролем, а результат.
• Контракторы эффективнее наемных работников. Благодаря коммуникациям сеть контракторов стала экономически и организационно выгоднее, чем штатные работники (в некоторых компаниях доля стоимости продукта, созданная контракторами, достигает 80%). Кроме того, из-за скорости происходящих изменений ни одна компания уже не может дать сотрудникам долгосрочных гарантий.
• Пирамида и Экосистема. Старая структура организации — пирамида: топ — мидл — линейный персонал — потребитель. Новая структура организации: ядро (ключевые фигуры) — оболочка (контракторы и временные сотрудники) — экосистема (зависящие партнерские компании и потребители, участвующие в создании продукта.
• Деревья и птицы. Происходит исчезновение средних компаний, на рынке остаются только гиганты и маленькие компании (фрилансер — это тоже своего рода маленькая компания :). Гиганты стабильны, но медленно реагируют на изменения. Маленькие компании высокоадаптивны и создают инновации (вот кстати совсем свежий пример), но нуждаются в ресурсах больших компаний. Средние же компании уступают мелким по адаптивности, а крупным — по ресурсам.

Так что будущее — это с одной стороны транснациональные корпорации и сети, а с другой, маленькие компании и фрилансеры, которых будет становится все больше и больше.

2. Когда нужен фриланс?

Прежде всего, фриланс вообще имеет смысл только при условиях цивилизованных отношений с командой фрилансеров (взаимное доверие, четкое взаимодействие, предоплата).

• В проектах с открытым результатом (например, серьезный дизайн) привлекать фрилансера стоит, только если он уже опробован заранее.
• Фриланс выгоден в проектах с результатом, поддающимся объективной оценке.
• Фриланс выгоден, когда необходимы узкоспециализированные работы (например, 3D графика).

Когда фриланс рискован?

• Большой проект с открытым результатом, если нет проверенного исполнителя.
• Сверхсрочный проект.
• Проект со сложными коммуникациями.

3. Кто такие фрилансеры?

Типология фрилансеров

• Предприниматель: стремится постоянно расширить область своих возможностей, чаще всего постепенно вырастает до своего бизнеса.
• Специалист: хорошо знает свою область и растет вглубь, а не вширь — не готов к авантюрам и рад предоставить другим такие задачи, как презентации и переговоры.
• Художник: стремится самовыразиться (иногда за счет клиента), совершенствует свой стиль, часто идет против рыночных тенденций, перфекционист.
• Коммуникатор: прежде всего умеет правильно общаться с людьми. Видит свою задачу в том, чтобы организовать процесс работы, предоставив специалистам решать конкретные задачи.

Компетенции фрилансера

• Специальные навыки: умение качественно выполнять конкретную специализированную работу.
• Клиентские навыки: надежность, коммуникабельность
• Творческие навыки: креативность, стиль
• Профессиональные навыки: опыт, скорость

Подробнее здесь.

Внутренние качества зрелого фрилансера

• Дисциплина
• Открытость
• Уверенность
• Селф-стартер
• Способен ценить и эффективно организовывать свое время

Главное внутреннее качество фрилансера, определяющее его успех, — дисциплина (а не талант, как многие думают).

4. Бизнес глазами фрилансера: неочевидные особенности фрилансерского бизнеса

1. Время = деньги

Если заказчик платит за результат труда, то для фрилансера время = деньги (быстрее сделал, больше заработал). Следствия:

• Чем больше встреч и доработок, тем меньше зарабатывает фрилансер, так что под конец проект может выйти для него в глубокий минус.
• Механическая работа для фрилансера не дешевле концептуальной. Рабочее время фрилансера стоит одинаково независимо от того, чем он занимается — созданием сложных концептов или записью компакт-дисков.
• Спекулятивная работа (например, тендеры) для фрилансера неприемлема. (Кроме того, заказчик как правило не ценит результаты такой работы.) Хотя очень и очень многие на обеих сторонах баррикады этого не понимают.
• Фрилансер не может давать скидок — в сутках 24 часа. Фрилансер — это не гипермаркет и от количества работы ему не легче. Цена, разумеется, важна, но в контексте полученной ценности — лучше заплатить больше и получить больше, чем наоборот.
• Единственный адекватный инструмент оплаты труда фрилансера — это почасовая оплата. Однако именно она менее всего понятна и приемлема для заказчика, который платит за результат, а не за процесс. Простого выхода из этогопротиворечия не существует. Сложный выход — в использовании фрилансером системы учета и планирования времени (тайм-трекинг).
• Даже при постоянной загрузке только 50-60% времени фрилансера тратится на выполнение оплачиваемой работы, остальное уходит на самообслуживание — звонки, встречи, бухгалтерия, установка софта, обучение и т.д.

2. Фриланс — это контакты

• Успешный бизнес в творческой среде построен на контактах (а не, опять же, таланте). Поэтому для хорошего фрилансера главное — репутация. Поэтому в 90% случаев страхи заказчика, что фрилансер заберет предоплату и исчезнет, — это миф. Профессиональный фрилансер как никто другой заинтересован в стабильности отношений, потому что повторные работы для того же клиента, как правило, требуют меньше времени и следовательно обходятся ему дешевле.
• В отношениях с фрилансером главное — коммуникации. Поэтому чем меньше промежуточных звеньев между фрилансером и лицом, принимающим решения, тем лучше (в идеале одно — менеджер проекта).

3. Фриланс — это нестабильность

Это обратная сторона главного плюса фриланса — мобильности и адаптивности. Отсюда выводы:

• Нужно подбирать исполнителей по способности создавать стабильность и справляться с нестабильностью (на самом деле остальные — лузеры).
• Работы из серии «надо было вчера» лучше не практиковать. Нужно быть для фрилансера источником стабильности, а не проблем.

5. Типичные мифы о фрилансе

Фриланс — это дешево

Не совсем так. Фрилансер дороже штатного специалиста в краткосрочной перспективе, но дешевле в долгосрочной. Иными словами, хорошие фрилансеры стоят недешево (а плохие не выполняют задач). В долгосрочной перспективе вы все равно сэкономите, но не надо погони за сверхприбылями :)

Фрилансера найти легко

На самом деле часто приходится вкладывать большие усилия в поиск фрилансера, соответствующего задаче, с которым к тому же легко и удобно работать.

Фрилансер ниже заказчика по уровню

На самом деле хороший фрилансер — это тренированный профессионал, который обладает знаниями и навыками в очень многих сферах. Сейчас появляется новая волна фрилансеров, которые активно обучаются — в частности, я вижу их на наших тренингах. Это очень интересные люди, открытые, универсальные, коммуникабельные, многие осваивают GTD и другие технологии продуктивности.

Я тебя кормлю

На самом деле мир фрилансера не перевернется, если вы от него уйдете. Более того — чтобы фрилансер мог нормально существовать, ни один клиент не должен приносить ему больше 25% прибыли, иначе отношения неизбежно вырождаются в односторонние.

Кроме того, фрилансеры как правило владеют сразу несколькими дисциплинами, например, дизайнер может заниматься еще и иллюстрацией, фотографией, версткой и т.д. Так что даже если исчезнете не только вы, но и вся ваша индустрия, это все равно ему не помешает продолжать свою деятельность :)

Фрилансер — это отношения на одну ночь

Многие думают, что к фрилансерам применим подход «сделал работу и забыл». На самом деле в 70% случаев фрилансер понадобится вам в будущем для такой же или похожей работы, причем, как я уже говорил, эффективность этой работы будет выше.

Фрилансеры любят работать по ночам, это такие экстремалы

«Приятно, когда про тебя думают, что ты пьешь Пепси, а не зеленый чай, и много трахаешься» (с) Экстрим приемлем, но до известной меры — пока это интересно, хорошо оплачивается и происходит не слишком часто :)

6. Работа с фрилансерами

Прежде чем начинать поиск фрилансера, нужно составить хорошее представление об области, в которой поставлена задача, и возможных параметрах работы, четко сформулировать задачу и понять вилку стоимости.

Возможные критерии подбора

• Надежность (сроки, ответственность)
• Способность правильно понимать задачу и вас
• Адекватность в общении
• Мотивация
• Креативность
• Стиль
• Опыт
• Скорость
• Цена

На что обращать внимание при подборе фрилансера?

• Блог или сайт. Блог дает очень хорошее представление об особенностях человека. Посмотрите, о чем и в каком свете он пишет, и многое станет ясно.По сайту тоже можно многое понять, единственное, сайт может сделать по дружбе другой фрилансер или супруг)
• Известность в сообществе. Если человек тусуется в профессиональном комьюнити, это большой плюс — это говорит о том, что у него есть репутация, он контактный, интересуется своей профессией, растет. Кроме того, в случае возникновения технических проблем он быстрее решит их с помощью сообщества.
• Юрлицо, счет в банке. Подтверждение серьезности намерений плюс свидетельство того, что человек работает с цивилизованными организациями.
• Вопросы, которые он задает. По ним уровень виден часто даже лучше, чем по ответам на ваши вопросы.
• Его представления о рынке. Коротко: если фрилансер не знает, сколько это может стоить, не связывайтесь.
• Оперативность ответа. По моему личному опыту — часто первый откликнувшийся на заказ больше других заинтересован в его выполнении. Полезная особенность, если она сочетается с другими критериями.
• Культура общения. Без панибратства и фамильярности, без игры в дурака.

Как строить отношения с фрилансерами?

• Планируйте работу заранее.
• Небольшая пробная работа с понятным результатом.
• Предоплата или гарантии оплаты необходимы.
• Соблюдайте договоренности, не тратьте зря время фрилансера.
• Оговорите размер компенсации при аварийном завершении проекта и в случае, если вас не устроит результат.
• Не соединяйте фрилансера с заказчиком напрямую, если не уверены на 100% в его коммуникативных способностях, иначе ни одна сторона не получит того, что хотела.

7. Рынок фриланса в России: как есть сейчас, как должно быть и что можно для этого сделать

Что есть сейчас?

Есть относительно небольшое количество профессиональных фрилансеров и организаций, готовых строить с ними цивилизованные отношения. Чего нет — тема, к сожалению, гораздо более обширная.

• Нет культуры правовых отношений (многие не понимают, что это такое. Это не уголовный кодекс :). Договоренности легко нарушаются со ссылкой на обстоятельства, начальство (см. ниже) и т.д. Кроме того, у многих людей нет привычки фиксировать договоренности — это кажется им формальным и недружественным. В результате — обоюдное неудовлетворение, так как каждый понял договоренность в свою пользу.
• Нет культуры финансовых отношений: многие заказчики готовы платить за работу только по ее окончании (и часто не сразу). Есть даже такие, кто требует предоплату назад в случае, если их не устроил результат. Кроме того, иногда работа сфрилансером идет не от лица организации, а от лица сотрудника, и если он увольняется, у фрилансера вообще нет шансов получить компенсацию за работу.
• Нет организационной культуры — процветает авторитаризм. Решение по проекту на стороне заказчика принимается на очень высоком уровне (у нас большинство руководителей не готовы ничего делегировать) за пять минут по принципу «нравится — не нравится». Часто в компаниях просто нет специалистов, способных взять на себя ответственность за результат работы.
• Нет культуры труда. В частности, нет механизмов учета времени, без которых определение затрат и стоимости работы становится невозможным и работа превращается в рулетку.
• Нет достоверной информационной среды. На Западе вы можете найти имена фрилансеров в «Желтых страницах». У нас пока это нереально, а интернет все-таки не дает нужной степени достоверности и соответственно нужного уровня доверия.
• Не хватает культуры общения. Здесь комментировать не буду, кто это видит, тому пояснения не нужны.

Что можно сделать?

Становление правовой культуры в обществе, скорее всего, займет длительное время. Однако всегда есть возможность создавать правовую культуру в экосистеме своей организации, в том числе устанавливая цивилизованные отношения сфрилансерами. Со своей стороны, фрилансеры могут внедрять у себя механизмы учета времени, что приблизит переход на почасовую оплату, давно принятую в западных обществах. Ну, и общее дело для тех и других — создавать информационную среду для того, чтобы поиск и отбор фрилансеров стали удобнее и надежнее. Хотите внести в него свой вклад? Поделитесь мнениями и ссылками.

Книги по теме

• Чарльз Хэнди. Слон и блоха

[обновление] Эта заметка устарела. Новая версия здесь.

Не так давно в заметке Мой опыт GTD я рассказал о своем универсальном gtd-бланке, который я использую для записей любого рода — ежедневника, списков задач, информации, связанной с проектами и т.д.

Единственным неудобством было то, что бланк был в формате pdf и поэтому не очень годился для распечаток. Сегодня я обнаружил, что в онлайновом редакторе Google Docs из моего мобильного набора появилась поддержка css-разметки, благодаря чему стало возможным сверстать бланк прямо там.

Выглядит бланк практически так же, как и раньше.

Это означает, что теперь можно:

• использовать единый бланк при работе над командным проектом (все пользователи, получившие доступ к документу, автоматически делают его на едином бланке).
• набирать текст прямо на бланке;
• заполнять бланк прямо в компьютере;

Как заполнять бланк

• type = тип информации: @context = списки дел (action lists), например @computer, @call итд #7—001 = project support, project id 7-001 *ideas, *maybe, *vision, *plan итд = «мир желаний» (подробнее в заметке Личная система тегов) ref = reference
• focus = основная тема, например название проекта
• more = дополнительные ключслова, например встреча (в этом случае можно дополнительно записать имена участников под шапкой бланка)
• date = дата
• p. = номер страницы, например 1/5 = 1 из 5 (особенно полезно, когда страницы не скреплены)
• track = время начала и окончания работы над этим листом
• total = потраченное время

Для тех, кто захочет скопировать этот бланк себе в GDocs — создайте новый документ, нажмите Edit html и вставьте вот этот код. Бланк готов и вы можете использовать его как шаблон для создания других документов (File->Copy document). Перед печатью имеет смысл настроить параметры печати броузера, убрав колонтитулы.

Материалы по теме

• Код для создания бланка у себя в GDocs
• Внешний вид банка
• Как заполнять бланк — в заметке Мой опыт GTD
• Бланк в формате pdf
• Бланк ежедневника

P.S. Фактически теперь Google Docs можно использовать еще и как онлайновую кроссплатформенную программу для несложной верстки. А еще готовится к выходу гугловский сервис для создания презентаций. А вот как экспортировать или импортировать в Gdocs сразу много документов. А вот что вообще такое Google Docs :)

В том, что теги — намного более продуктивный способ сортировки информации, чем папки или категории, наверное, многие уже убедились. В этой заметке я хотел бы предложить принципы построения личной системы тегов на примере своего варианта такой системы для Google Docs.

Оптимизированная система тегов нужна потому, что при активном использовании тегов возникает несколько проблем:

• Повышается вероятность не найти вовремя что-нибудь важное. А ведь есть документы, которые не имеют права теряться, потому что они связаны с будущими действиями или клиентскими проектами.
• Со временем тегов накапливается слишком много и в них становится сложно ориентироваться.
• Имена тегов зависят от менталитета их автора и эволюционируют вместе с ним, в результате чего через какое-то время оказываются непонятными.

Отказ от тегов в пользу поиска (search, don’t sort) не всегда годится, потому что для быстрого поиска по ключевым словам нужно вспомнить хотя бы одно ключевое слово, которое а) точно есть в документе и б) является достаточно редким (потому что документов много).

Главная идея при построении своей системы тегов, на мой взгляд, заключается в том, чтобы понять, к каким именно типам документов нужно обеспечить быстрый доступ, и присвоить этим документам хорошо запоминаемые и быстро находимые метки. Тогда и ворох остальных тегов не будет сильно мешать.

Я различаю 4 основных типа информации:

1. Списки действий. Вообще разделение информации на связанную с действиями и чисто справочную было для меня одним из самых полезных приемов gtd, который действительно позволяет высвободить массу энергии, обычно затрачиваемой на отслеживание торчащих в окружающей среде кончиков ушей несделанных действий.

2. Информация, связанная с личным видением. Этот тип материалов можно было бы назвать «сны о чем-то большем». Сюда относятся идеи, мечты, проблемы, вопросы, долгосрочные планы и так далее. В gtd к нему ближе всего maybe lists, которые Дэвид Аллен считает справочной информацией. Мне же кажется, что наши мечты — это ростки будущего, которое может осуществиться только через нас. Их важность в том, что они нас мотивируют и никуда не исчезают со временем. Идея может дремать годы, пока наконец не найдется способ ее осуществить. При этом есть идеи, которые важнее своей конкретной реализации — со временем такая идея может быть реализована еще раз, на более высоком уровне. Точно так же есть вопросы, которые важнее ответов — ответы устаревают, вопросы остаются. Точно так же проблемы могут быть больше решений — когда решения перестают работать, проблемы вновь переходят из латентной фазы в активную.

(В скобках. Не все замечают медленную эволюцию своего «мира возможного», поскольку не все имеют привычку фиксировать свои идеи и отслеживать их историю. А между тем именно здесь кроются наши реальные личные возможности — те, для осуществления которых у нас есть внутренняя мотивация. Например, я когда-то писал о том, как шестилетний Тейяр де Шарден ушел из дома в горы, чтоб узнать, что находится внутри потухшего вулкана, потому что камешки халцедона, которых было много в его краях, казались ему вечными. Фактически это те же поиски, которые впоследствии привели его к экспедициям по всему миру в поисках останков древнего человека и к его захватывающей теории о прошлом и будущем Вселенной.)

1. Информация, связанная с проектами. Она может потребоваться при выполнении следующего похожего проекта, анализе работы, составлении отчетности, разборе полетов и т.д. Чтобы обеспечить к ней быстрый доступ, нужно иметь список всех своих проектов, помеченных уникальными идентификаторами. Это может быть просто таблица с полями «идентификатор», «название», «описание» и «дата выполнения». Идентификатор проекта и будет тегом, который присваивается всем документам, связанным с этим проектом. Его можно использовать не только в GDocs и других онлайновых системах для работы с документами, но на других сервисах (flickr, delicious), а также в именах папок на компьютере, наклейках физических папок, бланках документов и т.д.

2. Справочная информация. Для связанных с ней тегов достаточно простой алфавитной системы, рекомендуемой Дэвидом Алленом, за одним исклбчнеием — на мой взгляд, имеет смысл выделить отдельный тег для периодически обновляемых документов — это могут быть подборки информации по темам, представляющим постоянный интерес, дневники, список прочитанных книг и т.д. Остальные теги оставим как есть — они требуются редко и поиск здесь может быть действительно эффективнее.

Таким образом, четырем основным типам информации — действия, мечты, проекты и справочная информация — можно сопоставить четыре тега. В своей системе тегов я использую для них значки, находящиеся выше первой буквы английского алфавита — благодаря этому в алфавитном списке они появятся до обычных алфавитных тегов, обозначающих справочную информацию, и следовательно, их будет легче найти.

Вот что получается:

• @ — метка для документов, связанных с действиями.
• * — мечты. После значка может идети название подтега, например *ideas.
• # — проекты. После значка идет идентификтор проекта, например #7-001.
• + — метка для обновляемых документов.

P.S. На уровне социума проблема тегов в том, насколько коррелируют между собой теги разных людей (даже если не брать проблему различных языков и ограничиться английским) и насколько в действительности тегам соответствует помеченная ими информация. С моей точки зрения, напрямую создать универсальную иерархическую систему описания данных (на что претендует, например, проект Semantic Web) практически невозможно, потому что сегодняшний мир очень быстро меняется, и структура, описывающая этот мир (онтология) должна за ним поспевать, а при этом еще скорость изменений неодинакова в различных культурах и социальных слоях. Но этой проблемой мы займемся как-нибудь в другой раз :)

Заметки по теме

• Мой опыт GTD
• Новая версия ежедневника
• Новая версия универсального бланка

[обновление 6.1.02008] Эта заметка устарела. Новая версия — здесь.

Хочу поделиться с читателями своим методом ведения ежедневника на специальном бланке формата А4. Для создания такого ежедневника не нужно ничего, кроме бумаги и принтера.

Формат А4 в применении к ежедневнику поначалу выглядит непривычно, но лично мне после самых разных опытов он показался удобнее мелких форматов.

Во-первых, маленькие форматы — от стикеров и карточек до блокнотов и страниц ежедневника — часто оказываются недостаточно емкими для записи текущих дел и событий. На формате А4 можно не мельчить — есть место и для записей, и для рисунков, ментальных карт и других визуальных инструментов. Для удобства лист можно закрепить на держателе бумаг.

Во-вторых, все записи, относящиеся к текущему дню (планирование, подведение итогов, заметки и т.д.), удобнее вести на одном и том же листе, что опять-так требует места. И наконец, last but not least, не нужно мучиться с выбором и покупкой ежедневника.

Бланк

Так выглядит верхняя часть бланка. Скачать pdf бланка можно по этой ссылке.

А это пример заполненного бланка. Про картинку с веточками чуть ниже, а пока общие пояснения.

Блок в верхнем правом углу некоторым уже знаком — это мой стандартный бланк, о котором я писал в заметке Мой опыт GTD. Он служит для быстрого опознавания содержимого листа и фиксирования справочной информации (в случае ежедневника здесь заполняется дата).

Свободные строки под ним предназначены для напоминаний о существенных моментах, на которых вы хотите сосредоточиться в течение дня. Это могут быть самые разные вещи — от диеты до напоминания не спорить с начальником :)

Блок в рамке — для планирования дня. Он может быть изначально пустым и заполняться в произвольной, удобной для вас форме, а может иметь определенную заранее структуру, которую нужно дополнить.

Нижняя часть листа остается пустой и служит для ведения записей, которую каждый может использовать по своему усмотрению. Это может быть запись интересных мыслей в течение дня, подведение итогов дня, дневник, советы себе на следующий день, рисунки и так далее.

Продвинутые техники

Иногда бывает нужно выйти из повседневной рутины (например, если вы делаете изо дня в день одну и ту же работу) или наоборот придать слишком неясному дню определенную структуру. Для этих целей можно использовать одну из креативных методик. В частности, хороший эффект при планировании таких дней дает использование филы или случайного стимула.

Использование филы позволяет сосредоточиться на том, что интересует именно вас, и одновременно получить помощь в решении сложных вопросов. Естественно, для этого фила уже должна быть создана заранее. Изображение персонажа можно отпечатать на бланке, нарисовать на листе, вырезать и наклеить фото и т.д. Дальше вы спрашиваете себя, как бы планировал день ваш герой, что предпринял бы для решения текущих проблем и так далее, и рисуете план дня соответствующим образом.

Еще более гибкий вариант — использование случайного стимула. Вы можете, например, вырезать из журнала случайно выбранное изображение, наклеить его на бланк и начать рисовать план дня от него, по ходу дела генерируя идеи для решения возникающих задач.

Поскольку ежедневные впечатлений дня (ака дневник) дают неоценимый материал для работы над собой, имеет смысл использовать ежедневник и в этом качестве, в конце дня фиксируя его самые существенные моменты. Важность того или иного события лучше определять по интенсивности вашего эмоционального отклика на него (позитивного или негативного). Чуть подробнее об этом — в заметке Вершины.

И, наконец, ментальные карты позволяют записывать свои планы более кратко (=экономия места) и взаимосвязанно (=понятнее).

Несколько практических советов

• Не тратьте на планирование много времени — достаточно 5—10 минут.
• Не планируйте за компьютером — это мешает сосредоточиться (почта, ИМ и прочие отвлекающие факторы).
• Заносите в план дня только важные дела, которые вы твердо намерены выполнить сегодня, и всеми силами добивайтесь их выполнения. Всему остальному место в контекстных списках действий (компьютер, телефон, по дороге и т.д.), списках проектов и идей.
• В конце дня найдите время для подведения итогов — поставьте точку в делах этого дня и подумайте, что и как вы в следующий раз сделали бы лучше.

Заметки по теме

• Мой опыт GTD
• Модулор времени

Обнаружил в замечательной книге The Business Side of Creativity, которую сейчас читаю и о которой еще надеюсь написать подробнее, результаты небольшого исследования, в ходе которого была предпринята попытка выявить самые востребованные качества в сфере творческих услуг с точки зрения клиента.

Качества оказались следующие (расположены в произвольном порядке):

• Стиль (узнаваемость работы)
• Надежность
• Креативность
• Скорость
• Способность правильно понимать клиента
• Внимание к деталям
• Опыт
• Способность к установлению личных отношений с клиентом

Важность того или иного качества варьируется в зависимости от специфики (графический дизайн, identity, создание сайтов, иллюстрация, копирайтинг), но в целом на первом месте почти всегда оказывается надежность.

Если говорить о российской специфике (исследование проводилось в Штатах), у нас многие еще не задумывались о таких навыках, как способность правильно понимать клиента с первого раза и внимание к деталям, но подспудно все это, безусловно, присутствует и влияет на результат.

Если попытаться обобщить, получается четыре категории навыков:

а) клиентские: надежность, ответственность, способность к эффективным коммуникациям; б) творческие: креативность, узнаваемый стиль работы; в) профессиональные: опыт, скорость; г) специальные навыки, которые в исследовании были вынесены за скобки, то есть умение качественно выполнять конкретную работу (например, рисовать иллюстрации).

Понятно, что специальные навыки являются условием, без которого все остальное не имеет смысла. Однако без владения всеми четырьмя категориями навыков процветание в наше время труднодостижимо.

Зреет вопрос — сколько процентов вышеперечисленного можно приобрести в рамках традиционной системы образования (школа-институт)?

Безусловно, умение читать, писать и считать чрезвычайно полезно и является базисом. Безусловно, общую эрудицию, знание литературы, истории, географии и т.д. нельзя недооценивать. И все-таки, не странно ли, что люди до сих пор тратят больше 15 лет своей жизни (лучшие годы с точки зрения обучаемости) на приобретение знаний, которые им понадобятся «в жизни», после чего обнаруживается, что они совершенно к этой жизни не готовы? Зато в области балета… (нужное подставить).

[upd] Эта заметка устарела. Обновленная версия здесь.

Удивительный парадокс: у нас, людей, в отличие от других социальных видов (пчел, муравьев) повышение степени социализации не всегда ведет к сужению возможностей отдельного индивида. Иногда этих возможностей становится даже больше. Пример — возможность вести свой независимый бизнес. Преимущества маленьких компаний и фрилансеров — мобильность, способность быстро адаптироваться, умение создавать уникальные продукты, по мере необходимости кооперируясь с другими людьми.

Цель этой заметки — предложить такому «социальному одиночке» набор инструментов для мобильного ведения бизнеса, который был бы экономнее по времени и удобнее в пользовании, чем набор классический. Задача непростая, и осуществить ее удастся только с вашей помощью: ситуация меняется очень быстро и не все новинки успевают попадать в поле зрения. Сразу скажу, что эта заметка ориентирована на обычных пользователей, так что если кто-то давно пользуется всем описанным или продвинулся куда-то еще дальше, поделитесь с коллегами полезными советами из личного опыта и альтернативами.

Сначала о наборе, который я назвал классическим. Это браузер (чаще всего Internet Explorer), программа для чтения почты (Outlook, Bat, Thunderbird у особо продвинутых), контакты, календарь и планнер (например, Outlook), программа для создания документов (Word), электронные таблицы (Excel), программа-переводчик (Lingvo), Аська, «Банк-Клиент», антивирус, ну и Windows в качестве операционной системы. Возможно, я что-то забыл. (Графические программы я сейчас не беру в расчет.)

Все эти программы установлены на компьютере, настольном или ноутбуке (часто и там, и там), где также хранятся файлы. Помимо компьютера, в набор входят дистрибутивы программ к нему, городской и мобильный телефоны, факс, принтер, сканер, записываемые диски, флешка, возможно, наладонник. Из всего этого с собой в поездке нужно иметь ноутбук, мобильник (не забыть зарядники), дистрибутивы программ, записываемые диски. Флешку, наладонник, цифровой фотоаппарат и mp3 плеер я по разным причинам оставлю за кадром.

Тот, кто пробовал носить все это с собой в поездке, уже начинает испытывать легкую фрустрацию.

Теперь постановка проблемы.

• Набор достаточно велик — приходится осваивать много программ; все их нужно устанавливать заново, если что-то случилось с компьютером (или куплен новый); нужно инсталлировать новые версии по мере их выхода, чтобы не отстать от жизни; если что-то где-то перестало работать — нужно вызывать специалиста или тратить свое время на выяснение причин.
• Часть упомянутых программ стоит денег, соответственно возникает дилемма «кошелек или совесть». Проблема совести, конечно, решаема, но нелицензионные программы не предполагают поддержки к ним.
• Этот набор подразумевает один, а часто и два компьютера (настольный или ноутбук). Оба нужно настраивать, обновлять на них Windows, спасать их от вирусов, синхронизировать файлы между компьютерами, а главное, регулярно сбрасывать резервные копии на компакт- или DVD-диски. Потому что если с компьтером что-то случится, можно потерять множество ценной информации.
• Не всегда удобно носить с собой ноутбук. Часто совсем неудобно, особенно там, где он больше всего нужен — в поездке. Кроме того, ноутбуки имеют свойство разряжаться в самый неподходящий момент.
• Совсем уже глупо носить с собой дистрибутивы программ. Но они действительно могут понадобиться. Представьте себе, что «Банк-Клиент» перестал работать именно тогда, когда вам пришли деньги на счет, и вы находитесь за границей.

Решение этой проблемы, которое, конечно, не всегда будет бескомпромиссным, состоит в том, чтобы 1) ничего с собой не носить и 2) пользоваться по возможности одной-единственной программой.

Во многих случаях это реально. Найти компьютер, подключенный к интернету, сейчас не проблема практически в любой точке цивилизованного мира. Программа, которая есть практически на любом компьютере, — это браузер. Хранилище файлов, а главное, набор сервисов для работы с этими файлами, который способен заменить все нужные нам программы, — интернет. Остальное — детали.

Далее я даю свои рекомендации и альтернативные варианты по каждому инструменту. Сразу подчеркну, что высказываю свое частное мнение — не хотелось бы ни с кем спорить о том, что какая-то альтернатива лучше других. Однако буду рад услышать, какие еще альтернативы существуют.

Итак…

0. Браузер

Браузер в нашем случае выбирать не приходится. Однако на многих компьютерах, помимо Internet Explorer, стоят и другие браузеры — FireFox, Opera и другие.

Если есть выбор, лично я предпочитаю FireFox.

Естественно, описанные ниже сервисы должны работать во всех современных распространенных браузерах.

1. Закладки

Поскольку мы предполагаем, что можем пользоваться практически всеми нужными нам программами и сервисами при наличии всего двух вещей — подключенного к интернету компьютера и браузера, в первую очередь нам нужны закладки, доступные из любого места, чтобы не держать в голове, на бумаге или на флешке список нужных нам сайтов (или файл c закладками).

Для этой цели я рекомендую del.icio.us. Пользоваться закладками del.icio.us можно как через веб, зайдя на свою страницу закладок (адрес выглядит так: http://del.icio.us/вашеимя), так и через Firefox, в этом случае они могут заменять классические закладки.

Вместо обычных папок в del.icio.us используются теги, то есть ключевые слова. Это удобно, потому что одна и та же закладка может быть помечена несколькими тегами и ее легче найти. Пометьте каким-нибудь запоминаемым тегом сайты, на которые вы часто заходите, чтобы сразу иметь под рукой все, что вам нужно. Чтобы добавить закладку через веб, зайдите на http://del.icio.us/post/.

На самом деле del.icio.us — гораздо больше, чем хранилище закладок. Бывает очень полезно узнать, какие закладки сделали другие люди по интересующим вас темам — во многих случаях это быстрее и интереснее, чем рыться в поисковых машинах. Или посмотреть «самые закладываемые» в данный момент сайты. А еще вы можете найти единомышленников среди тех, кто «закладывает» то же, что и вы. Все это возможно благодаря публичным закладкам. Естественно, у вас всегда есть возможность делать приватные закладки, которые не будут видны другим пользователям.

Бесплатно.

Альтернативы: ma.gnolia.

2. Веб-почта

Раньше считалось, что почтовая программа «серьезнее», надежнее и удобнее, чем веб-почта. Хотя необходимость каждый раз после инсталляции настраивать почтовые ящики все равно удручала. Особенно если их с поллдюжины. Кроме того, почта чаще всего хранится на компьютере, внутри почтовой программы. Пользоваться почтовым архивом по этой причине неудобно, да и велик риск потерять его вообще.

С появлением веб-почты Gmail ситуация изменилась. Разработчики Gmail внесли в работу с почтой два новых принципа: 1) поиск вместо сортировки и 2) ничего не стирать. Благодаря двухгигабайтному ящику это вполне реально. (Что делать с действительно большими многомегабайтными файлами, я расскажу чуть ниже.) Третья удобная мулька — это автоматическая группировка всех сообщений по одной теме (ответов и пересылок). Плюс отличный спам-фильтр. Интерфейс Gmail удобен и прост, надежность лично у меня практически не вызывала нареканий. Есть русифицированная версия.

Отказаться от привычки раскладывать почту по папочкам вначале кажется нонсенсом. Однако на поиск по ключевым словам в Gmail реально уходит намного меньше времени, чем на копание в этих самых папочках. Кроме того, есть теги, которые можно опять-таки комбинировать (одно письмо может быть помечено несколькими тегами) и использовать для разных целей, например, можно сделать метки «Ответить», «Сделать» и т.д.

В почту встроены контакты, где сохраняются все адреса, с которых пришла или на которые она была отправлена почта. Если импортировать туда контакты из Outlook, а для календаря использовать Google Calendar, то в большинстве случаев про Outlook можно забыть. Кроме того, в почту встроен чат, т.е. есть возможность обмениваться мгновенными сообщениями с другими пользователями Gmail.

[upd] Для тех, у кого есть свой домен, есть возможность получить тестовый аккаунт в Google Apps for Your Domain. Это тот же набор сервисов (почта, чат, календарь, плюс также возможность создания веб-страниц), но в вашем домене. То есть вы сможете создавать и использовать собственные почтовые ящики с инферфейсом Gmail.

Бесплатно.

3. «Офис»

С появлением сервиса Google Docs стало возможным найти адекватную замену и офисным программам. В Google Docs документы и электронные таблицы хранятся в онлайне и там же редактируются. При желании можно сохранить копию файла в форматах Word, Excel, PDF, и т.д., — например, чтобы послать менее продвинутым юзерам. Возможности форматирования пока не столь обширны, как в «Ворде», но это вопрос времени, да и далеко не все в действительности нужно.

Файлы очень часто автосохраняются, так что при случайном закрытии браузера или исчезновении связи вы практически ничего не потеряете. При этом сохраняется вся история редактирования файла, то есть всегда можно вернуться к предыдущей версии или посмотреть, что в ней было.

[upd] Создание из браузера презентаций и диаграмм.

Альтернативы офису от Google — ThinkFree Online, ZoHo. Альтернативные электронные таблицы: EditGrid.

Бесплатно.

4. Связь

Прежде всего, решаем проблему телефонных разговоров с загородом и межгородом. Онлайн-сервиса пока не предвидится, так что это немного оффтопик. Во многих интернет-кафе уже установлен Skype. На сегодня он остается моим фаворитом для голосовой связи, постепенно его догоняет Google Talk. И то, и другое бесплатно. Единственные ограничения: 1) чтобы связь была бесплатной, программа должна быть установлена на обоих концах; 2) нужны наушники со встроенным микрофоном.

Skype также позволяет организовывать коференции, то есть одновременный разговор нескольких людей. И еще с него можно недорого звонить на городские телефоны, но пока остается проблема с пополнением баланса (российские кредитные карты не принимают).

Отправка SMS онлайн: сейчас такой бесплатный сервис есть практически у каждого оператора. МТС, Билайн, Мегафон.

Мгновенные сообщения. Лично я практически забыл про Аську и прочие подобные ей программы, т.к. пользуюсь чатом, встроенным в Gmail. Для любителей — чат есть и в Skype, и в Gtalk. [upd] Meebo: сервис для обмена мгновенными сообщениями из браузера.

5. Деньги

Выбор банка — дело интимное и обусловленное многими факторами, могу посоветовать только одно: в идеале и банк-клиент (для юридических лиц), и интернет-банк (для физических) должны быть доступны через браузер и не требовать специальных плагинов (таких, как java).

Еще вам могут пригодиться Яндекс.Деньги — они легко пополняются с банковского счета и достаточно распространены в России. WebMoney, при всей их распространенности, последнее время меня не радуют.

Ну, и, естественно, мобильному бизнесмену необходима международная пластиковая карта. Ибо никаких онлайн-сервисов по выдаче наличных пока не предвидится :)

6. Файловый архив

Что делать с файлами других, не «офисных» типов?

Изображения (не обязательно только фото — это могут быть и сканы документов или майндмэпы, как на этой картинке) удобно хранить на сервисе Flickr. Как и в случае с закладками, есть возможность делать их доступными для других пользователей, отмечать тегами и т.д. В базовой версии бесплатно.

Файлы, которые никуда не вписываются, можно складировать в DropSend, кроме того, этот сервис позволяет посылать по почте большие файлы (на самом деле файл хранится в интернете, а по почте посылается ссылка на него). В бесплатной версии 250 мб места, что, конечно, немного, но для самых необходимых файлов этого может и хватить. [upd] Альтернативы: box.net (1 гб места бесплатно).

7. RSS ридер

Чтобы не тратить время на обход новостных сайтов, блогов, форумов и т.д., удобно собирать всю нужную информацию в одном месте, имея возможность быстро просмотреть, что нового, прочитать самое интересное и ничего не пропустить. Это стало возможным благодаря RSS-лентам, которые есть сегодня у большинства уважающих себя (и своих читателей) сайтов.

Из онлайновых ридеров я остановился на Google Reader. Как всегда, есть дополнительная функциональность — возможность делиться наибоее интересными новостями, создавая тем самым еще одну, собственную RSS-ленту. (Моя — здесь.)

Бесплатно.

Альтернативы: Яндекс Лента.

8. Справочная информация

Slovari.yandex.ru. Бесплатно.

[upd] Отдельное слово о картах. Все-таки детальнее и точнее национальные карты, так что для каждой страны лучше использовать «родные» сервисы. Для России это Яндекс Карты, которым, конечно, очень не хватает аэрофотосъемки, но что поделаешь — страна у нас большая и, наверно, сильно секретная. Если нет времени искать национальный сервис, можно воспользоваться Google Maps. (Если летите на Марс, не забудьте Google Mars.)

Нерешенные вопросы

Пока что нет сервисов, позволяющих работать с графикой в онлайне — не хватает пропускной способности сети и мощности процессоров. Кроме того, здесь важен качественный экран, что далеко не всегда имеет место в интернет-кафе. Так что дизайнерам придется чаще других сидеть дома или в офисе.

Остается и проблема русской клавиатуры, которой нет в интернет-кафе за границей, поэтому обойтись совсем без ноутбука сложно. Однако меньше его таскать — тоже неплохо.

Конечно, я не призываю вообще отказаться от своего компьютера или ничего на нем не хранить. Однако он лучше подходит в качестве хранилища для временных файлов и резервных копий, чем в качестве основного хранилища.

Сразу отвечу на очевидный вопрос: а что, если интернет по какой-то причине не работает? Для меня этой проблемы не существует, потому что, когда интернет отключен, лично я работать не могу все равно, и дело тут не в том, где хранятся файлы, — просто работа без интернета для меня оказывается настолько малоэффективной, что проще расслабиться и получать удовольствие. Или пойти туда, где он есть, если уж очень нужно.

Призываю всех пополнить список инструментов для мобильной жизни и предложить дополнения / альтернативы. Критерии, по которым я веду отбор:

• Доступность через браузер.
• Не нужно устанавливать плагины, Java, Flash, специальные программы и.т.д.
• Положительный личный опыт использования.

Кроме того, было бы интересно услышать о технологических новинках и всякого рода девайсах (таких как Tablet PC, смартфоны, компактная клавиатура и т.д.), которые помогают вам делать мобильную жизнь проще, удобнее и продуктивнее.