Рубрики
Самоорганизация

Самоорганизация с Google Keep

В любой работе важны хорошие инструменты. Google Keep уже давно приглянулся мне как полезный, минималистичный и удобный инструмент самоорганизации — делюсь опытом.

По своему назначению Google Keep — это многофункциональный заметочник, позволяющий создавать, хранить и организовывать короткие записи самых разных типов — например:

  • списки (в том числе списки задач и чеклисты),
  • короткие текстовые заметки (с возможностью добавлять изображения),
  • фото, рисунки и другие изображения (с возможностью добавлять текст),
  • сканы (с распознаванием текста),
  • звуковые записи (с расшифровкой текста),
  • напоминания, в том числе периодические.

Независимо от выбора приложений я стремлюсь придерживаться нескольких простых принципов самоорганизации, которые почерпнул у GTD-подхода:

  1. Собирать всю поступающую информацию, о которой еще не принято решение, что с ней делать, в одном месте (инбоксе), и затем раскладывать его содержимое по своим местам, — благодаря этому новые дела и идеи не выпадают из поля внимания.
  2. Четко разделять дела, идеи, цели и справочную информацию, — это совершенно разные вещи и мы думаем о них в разных режимах, поэтому их смешение вызывает ступор.
  3. Не смешивать одношаговые дела с многошаговыми (т.е. действия с проектами). Наш мозг не может нормально думать о задачах, которые выглядят как одношаговые, но на самом деле многошаговые, — чувствуя в них сложность, он начинает их саботировать.
  4. Не смешивать задачи, четко привязанные к дате (например, договоренные встречи) с теми, которые могут быть сделаны в любой день (т.е. не использовать календарь как менеджер задач и наоборот).
  5. В момент, когда действие выполнено, обязательно должно быть определено следующее действие, ведущее к завершению проекта.

Google Keep позволяет осуществить эти принципы. В качестве основного средства организации информации в Keep я использую теги, в качестве дополнительного — цвета заметок. Есть также быстрый поиск, причем не только по типам информации, тегам или цветам, но и по темам, которые Keep определяет автоматически на основе содержания заметок (например, книги, фильмы, музыка, еда и т.д.).

Чтобы удержать главные теги в верхней части экрана, можно их пронумеровать, — теги, начинающиеся с цифр, будут показаны вначале и в нужном порядке.

Вот моя система тегов, сложившаяся за пару лет пользования Keep:

1 Моя жизнь

Здесь — место для того, что мне помогает и о чем я хочу помнить. Это не действия, а скорее предшествующие им принципы и важные для меня вещи — в общем примерно то, что я когда-то обозначил как Регула:

  • Что делает меня сильнее
  • Мой список практик
  • Манифест
  • Мысли и принципы, которые кажутся мне важными в данный период жизни
  • Навожу порядок (чеклист для того, что в терминологии GTD называется review)

2 Действия

Это место для списков ближайших действий. Хочу подчеркнуть, ближайших, одношаговых действий, — все многошаговые идут в следующий раздел Проекты. Как и в других разделах, заметки здесь покрашены разными цветами, чтобы избежать монотонности. Здесь такие списки:

  • Инбокс — список для быстрой записи новых задач
  • Моя жизнь — действия, связанные с проживанием и заботой о себе
  • Деньги — ближайшие расходы
  • Поддержка — дела, необходимые для поддержки дома и бизнеса
  • Списки задач по направлениям деятельности
  • Ежедневные ритуалы
  • Кайдзен-действия

3 Проекты

Здесь все просто:

  • Списки текущих проектов по направлениям деятельности
  • Цели на год, чтобы сверяться с ними при планировании

4 Идеи

Тут, как и положено, — легкий творческий беспорядок :)

  • Списки идей по направлениям деятельности
  • Кайдзен-вопросы
  • Книги, которые хорошо бы прочесть
  • Отдельные заметки для идей побольше и т.д.

5 Люди

  • Записи, связанные с отдельными людьми или сообществами
  • Списки, с кем поговорить, кому что подарить и т.д.

6 Места

  • Записи, связанные с местами и поездками.
  • Сюда же можно помещать напоминания по георасположению, — в нужном месте смартфон сообщит, что нужно сделать.

7 Литература

  • Наброски, черновики, мысли, цитаты из того, что я читаю, и для того, что я пишу. Удобно например копировать сюда зацепившие фрагменты из книг по мере чтения.

8 Пятачки

  • Дневниковые записи, ждущие обработки.

9 Справочная

  • Все остальное, что нужно хранить — например, чеклисты на разные случаи жизни, реквизиты, почтовые адреса, мерки и так далее. Поиск работает быстро, так что в нужный момент все находится.

И еще несколько тегов — рецепты, анекдоты, фото (всяких нужных бумажек) и тому подобное.

Функции на сладкое

  • Полезен виджет для смартфона — быстрое создание записи нужного типа заметно экономит время.
  • Для списков повторяющихся задач очень полезна функция Uncheck all items — она отмечает все выполненные пункты как не выполненные, чтобы можно было использовать список еще раз.
  • Можно поделить список с другим пользователем (невероятно удобно, когда посылаешь кого-то в магазин :)
  • Фотографирование текста (например цитат из бумажных книг) с последующим распознаванием текста.
  • Напоминания, в том числе по георасположению (пришел в магазин — получил список покупок, приехал в город — узнал, что не забыть сделать).
  • Можно рисовать (мышью, пером или просто пальцем) и сохранять рисунки с текстовыми пояснениями
  • Есть экспорт в Google Drive
  • Есть расширение для Chrome, позволяющий сохранить выделенный текст или рисунок прямо в Keep
  • Не функция Keep, но очень полезно в дополнение к нему — освойте набор swype, очень удобно и дает другую, особенную моторику, больше похожую на рисование (сможете научиться интуитивно за несколько минут)

Что неудобно в Google Keep

  • Создавать и хранить длинные тексты или тексты с форматированием (нет даже выделения жирным или курсивом).
  • Хранить художественные или памятные фотографии и обрабатывать их (не нашел способа вытащить фото из заметки, чтобы что-то с ним сделать).
  • Определять порядок заметок внутри тега — чтобы поднять заметку наверх, можно только заархивировать ее и снова разархивировать.

Другими словами, Google Keep — не для нетленки, а для бренного и преходящего, которого однако в нашей жизни очень много. К тому же, как говорит поэтесса,

Когда б вы знали, из какого сора Растут стихи, не ведая стыда

Если вы пользуетесь Google Keep, приглашаю поделиться вашими находками и приемами, если нет — приглашаю попробовать!

Чем дополнить Google Keep

  • Google Drive (облачный офис и файлохранилище)
  • Google Photos (фото)
  • MindMeister или Mind42 (ментальные карты)
  • RealTime Board (стикеры, которые можно двигать, и разные схемы)
  • Ну и само собой почта и календарь от Google. Все это и многое другое интегрируется с Google Drive, так что ничего не будет потеряно.

Заметки по теме

Рубрики
Самоорганизация

Жизненный взлом

На днях коллеги развеселили отрывком из «Большого Города», где напечатан чудесный материал под названием Жизненный взлом. Креативность окончательно закрепилась в общественном сознании и начала принимать в нем самые причудливые формы:

Метод случайного стимула. Описан Эдвардом де Боно, модифицирован Виталием Колесником.

Спасибо за упоминание, но модифицировать в случайном стимуле было нечего, он и так предельно прост.

Еще в лайфхаки удостоился войти метод ментальных карт, правда, автор считает, что лучше всего он подходит для брейнсторминга, и правда, брейнсторминг без майндмэппинга как песня без рояля.

Там же можно узнать, как сыграть пьяного, как обмануть трубку гаишника, как убить запах табака, как не отравиться в ресторанах и как убрать царапины с айпода :)